En effet, les agents du ministère vont apprendre à ranger les archives au sein des bureaux. Ce projet vise à réduire les gaspillages et à améliorer l’environnement de travail. Cette approche s’explique par un constat : des insuffisances sur le plan organisationnel et fonctionnel ont été relevées. Pour y remédier, le ministère a décidé d’adopter la démarche ‘’ 5S Kaizen Lean’’.

Les agents ont fait des doléances au secrétaire général du MTDPCE, Kizito Traoré afin qu’ils puissent avoir de meilleurs matériels pour le travail

Cette méthodologie consiste à adopter cinq habitudes. La première est de sélectionner les outils essentiels pour le travail. La seconde vise à situer les différents outils sur le poste de travail pour y avoir rapidement accès. Le troisième S c’est-à-dire scintiller, vise à faire les tâches de façon régulière afin qu’elles se fassent de manière automatique. Le quatrième S, va consister à standardiser. Cela va permettre de rédiger un manuel de procédures qui comprend les différentes façons de gérer le courrier et l’exporter dans les autres administrations. Pour le dernier S, il va être question de mettre en place un système de suivi pour éviter de revenir aux vieilles habitudes afin d’être dans une amélioration constante.

Yvan Sawadogo a proposé des techniques pour mieux aménager les bureaux des agents

Ces actions devront permettre d’assurer la mise en œuvre efficace et efficiente des processus tout en assurant la qualité du service public et la satisfaction des clients/usagers dans le respect des lois et règlement en vigueur. Cette approche converge vers les enjeux de rationalisation et d’amélioration de la qualité de service. Cela, en accord avec la vision formulée dans le cadre de la Stratégie nationale de modernisation de l’administration publique (SNMAP) 2021-2025, à savoir : « À l’horizon 2025, le Burkina Faso dispose d’une administration publique d’excellence soutenue par des valeurs républicaines et au service des usagers/clients ».

Les agents ont pris l’engagement de répéter le big cleaning day

Pour éviter les lourdeurs administratives

Selon le consultant et expert de la démarche ‘’5S Kaizen Lean’’, Yvan Sawadogo « comme conséquence, nous avons une administration où la gestion du courrier est optimisée. Le courrier ne traîne plus dans les bureaux et est dispatché dans les différents endroits. Qu’il s’agisse du courrier entrant ou sortant. Cela va permettre aux citoyens d’avoir des réponses plus rapides et une qualité de service plus intéressante pour les usagers de l’administration », a-t-il expliqué.

Kizito Traoré (en lunettes) a signifié qu’il faut aller jusqu’à revoir les modèles de construction des bâtiments administratifs pour mieux aménager les bureaux

Dans son allocution, le secrétaire général du MTDPCE, Kizito Traoré, a affirmé que la qualité c’est aussi le fait d’apprendre à travailler et à s’organiser autrement. Il a demandé aux agents de s’évertuer à faire de ce big cleaning day une coutume. Il a aussi espéré qu’à long terme, une dématérialisation au sein de l’administration se fera de manière effective afin d’éviter d’entasser les archives dans les bureaux.
Il faut noter que le ministère de la Transition digitale, des postes et des communications électroniques compte un personnel de plus ou moins 300 agents. Ceux-ci assurent la mise en œuvre et le suivi de la politique du gouvernement en matière de développement de l’économie numérique et des postes.

SB
Lefaso.net