CONDITIONS GENERALES DU POSTE
Nouveau poste / remplacement : Remplacement
Niveau  : E1
Type de contrat  : CDD de droit burkinabé
Début du contrat  : Décembre 2023
Durée initiale  : 6 Mois renouvelable
Pays et lieu de travail  : Burkina Faso / Dori
Date d’ouverture  : 03 novembre 2023
Date de clôture de l’offre  : 15 novembre 2023

Oxfam est un mouvement citoyen mondial qui vise à mettre fin à l’injustice de la pauvreté.

Cela signifie que nous luttons contre les inégalités qui perpétuent la pauvreté. Ensemble, nous sauvons, protégeons et reconstruisons des vies. En cas de catastrophe, nous aidons les populations à améliorer leur vie et celle des autres. Nous intervenons dans des domaines comme les droits fonciers, le changement climatique et la discrimination à l’égard des femmes. Nous poursuivrons notre action jusqu’à ce que chaque être humain puisse vivre à l’abri de la pauvreté.

Nous sommes une confédération internationale de 19 organisations (les affiliés) qui, en collaboration avec des partenaires et les communautés locales, mènent un travail humanitaire, de développement et de campagne dans plus de 90 pays.

Toutes nos activités sont guidées par trois valeurs fondamentales : l’autonomisation, la redevabilité et l’inclusivité. Pour en savoir plus sur nos valeurs, visitez notre page web : www.oxfam.org

Oxfam entend prévenir tout type de comportement importun au travail, notamment le harcèlement, l’exploitation et les abus sexuels, le manque d’intégrité et les infractions financières, et s’attache à promouvoir le bien-être des enfants, des jeunes et des adultes. Oxfam attend de tous les membres de son personnel et ses bénévoles qu’elles et ils partagent cet engagement en souscrivant à son code de conduite. Nous tenons à ne recruter que des personnes qui partagent et véhiculent nos valeurs.

NB : Toutes les offres d’emploi sont subordonnées à l’obtention de références satisfaisantes et pourront faire l’objet de vérifications, notamment des antécédents judiciaires et de toute activité de financement du terrorisme.

LA FONCTION (pour le détail, consulter notre site www.burkinafaso.oxfam.org)
Oxfam recherche un/e Assistant-e logistique qui sera responsable de la gestion de la logistique de la base de Dori. Il/elle sera chargé.e de s’assurer que les opérations Oxfam au niveau de la base sont menées à bien en garantissant une logistique appropriée (gestion de l’équipement, approvisionnement, transports, gestion du stock etc. …) en suivant les directives données par le/la Logistics Officer. Il/elle sera responsable de la gestion des mouvements et du parc de véhicules et s’assurer que le personnel qui dépend de lui accompli les tâches qui sont décrites dans leur profil de poste. Il/elle veillera aussi à ce que le personnel de la base respecte et suit les règles de sécurité d’Oxfam.

Principales responsabilités :

De façon spécifique, l´Assistant-e logistique aura les tâches suivantes :
• Assurer les approvisionnements locaux pour l´achat des biens et matériels pour sa base tout en respectant les procédures standards d´Oxfam en matière d´approvisionnement, la qualité et le délai souhaité ;
• Appuyer la vérification des plans d’approvisionnement en termes de prix et de consolidation des marchés ;
• Rechercher des fournisseurs qui répondent aux normes de qualité, disponibilité, sur la base de la relation qualité/prix ;
• Rapporter au Logistics Officer de manière journalière, hebdomadaire et mensuelle toutes les questions liées aux achats, demandes et réquisitions ;
• Connaître et respecter/appliquer les dispositions légales (douanes/achats…) en vigueur dans le pays ;
• Contribuer à la réalisation des études de marché, de façon à obtenir une Coordination de données fournisseurs/prix ;
• Rendre compte au Logistics Officer de l’avancement des activités, en suivant la fréquence donnée ;
• Suivre les expéditions de marchandises vers les Sites en collaboration avec la logistique coordination ;
• Collecter les données et informations liées aux contextes et partager au Field manager.
I. Approvisionnement et gestion du stock
1. Gestion des achats
• Appuyer la vérification des plans d’approvisionnement en termes de prix et de consolidation des marchés ;
• Editer les réquisitions depuis les plans d’approvisionnement de la capitale ;
• Enregistrer la réquisition sous Box et dans le Suivi de réquisition, suivre les signatures, réaliser les cotations, l`analyse comparative signée par les personnes habilitées ;
• Sous la supervision du (de) la Logistique Officer, rédiger les contrats de prestation de service et de transport des marchandises ;
• Participer à l`organisation des Appels d’Offre précisément dans l’élaboration du dossier administratif ;
• S’assurer que les biens achetés remplissent les normes standards de qualité, de prix et respectent les normes éthiques d’achats d’Oxfam ;
• Assurer la qualité de la documentation (facture, documents de livraison) avant de la présenter à son Responsable ;
• Contrôler les marchandises livrées pas le fournisseur (quantité correcte, qualité article correcte avant réception) en concertation avec un technicien de projet ;
• Elaborer les demandes de paiement à faire signer par le Logistique Officer, ainsi que la check list afin de finaliser le dossier d’achat ;
• S´assurer que tous les documents relatifs à l’approvisionnement soient rédigés conformément aux procédures d´approvisionnement Oxfam (Réquisition, Bon de commande, Bon de livraison etc…) et les soumettre à la signature de son responsable hiérarchique avant d´effectuer les achats et en fonction des seuils de validation ;
• Il organise et assure le bon archivage des documents relatifs à l´approvisionnement, en suivant les règles fixées par la Coordination.

2. Suivi des achats
• Assurer la mise à jour du suivi des réquisitions de la base (Enregistrement en collaboration avec l’équipe logistique terrain sur la partie réception, avec la vérification : contrôle qualité) ;
• Assurer la mise à jour du suivi des contrats ;
• Rédaction d’un court rapport mensuel sur la situation de la supply et des majeurs problématiques.
3. Gestion des Appels d’Offre
• Participer à l`organisation des Appels d’Offre précisément dans l’élaboration du dossier administratif ;
• Participer au panel d’évaluation des offres ;
• Participer à la rédaction du contrat en collaboration avec son responsable hiérarchique ;
• Être en contact avec les soumissionnaires afin de leur faire un retour sur l’évolution du processus.

4. Gestion des Contrats-Cadres
• Assurer le suivi des contrats-cadres notamment les dates d’échéance pour leur renouvellement
• Participer à la définition des besoins pour la signature des contrats-cadres ;
• Collaborer avec son responsable hiérarchique pour la définition des lancements de bons de commande en fonction des besoins.
5. Administration/comptabilité
• Soumettre des dossiers de paiement complets et préalablement validés par son responsable hiérarchique à la finance ;
• S´assurer que les factures portent les mentions : date, nom et cachet du fournisseur, nom de l´organisation, 1 ligne par article, quantité pour chaque article, prix unitaire de l’article, prix total pour la quantité de l’article, et prix total de la facture (en chiffres et en lettres), signature du fournisseur ainsi que toutes les mentions légales requises ;
• Organiser les archives d’approvisionnement selon des normes standard de l´organisation (documents achat, commandes, documents de transport, listes de prix et fournisseurs, etc.).
6. Gestion de stock
• Assurer le suivi du stock de contingence et stock programme de la Base ;
• Participer aux inventaires avec le/la Logistique Officer ;
• En collaboration avec le/la Logistique Officer, assurer la réception de la marchandise et la répartition aux demandeurs.

7. Transport
• Garantir la sécurité des marchandises durant le transport ;
• Assurer que tous les documents de transport soient édités et remplis correctement (Waybill, Packing Lists, etc.) ;
• Assurer une bonne communication avec les équipes Logistique des bases sur les envois de marchandises ;
• Assurer le bon archivage des contrats et des documents relatifs aux transports.
8. Relations Fournisseurs
• Maintenir et garantir un bon rapport et suivi des fournisseurs pour toutes demandes d’information, sur la bonne réception des documents d´achat, le suivi des back up réquisitions, la mise à jour des listes des prix ;
• Rechercher de potentiels nouveaux fournisseurs, récolter des données pour de futurs achats (Nom du fournisseur, personne de contact, adresse, produit disponible, prix, conditions de vente, etc.) ;
• Sensibilisé et formé les fournisseurs sur les procédures de passation de marché chez Oxfam.
9. Gestion des structures
• Veiller à l’entretien et au maintien des structures d’Oxfam : bureau, maison(s) et entrepôt(s) et leurs composé(s) ;
• Organiser et suivre des réparations et entretien de tous les équipements utilisés dans ces structures.

II. Gestion des équipements (Energie, Programme)
• Assurer la bonne installation, l’utilisation (selon les standards Oxfam) et l’entretien en temps opportun de tous les équipements sous sa responsabilité ;
• S’assurer que le personnel suit les règles pour le maintien et le bon fonctionnement des équipements nécessaires ;
• En cas de mauvais fonctionnement, ou panne, doit informer le plus rapidement possible le Logistique Officer et agir en conséquence (remplacement, réparation, ...) ;
• Assurer le bon état de protection, la maintenance et / ou le stockage de tous les équipements sous sa responsabilité ;
• Suivre les consommations (Carburant, pièces détachées) des équipements.

III. Gestion des Mouvements, du parc de véhicules et utilisation du système de Terramar
• En collaboration avec les équipes programme, planifier les déplacements des véhicules de sa base en fonction des besoins et de la situation sécuritaire (en lien avec le Référent sécurité pays) ;
• Suivre le document « Procédures d’utilisation des véhicules Oxfam », pour les mouvements ;
• S’assurer que les chauffeurs suivent les règles contenues dans le document « Procédures d’utilisation des véhicules Oxfam » ;
• Suivre les consommations carburant des véhicules et s´assurer du ravitaillement des voitures en carburant ;
• S’assuré que le parc véhicule est en bon état et prêt pour tous les mouvements ;
• Responsable d’entre des données dans le système de gestion du parc véhicule Oxfam (Terramar).
IV. Gestion des Ressources Humaines sous sa responsabilité
• S’assurer que le personnel qui dépend de lui, accompli les tâches qui sont décrites dans leur profil de poste. En cas de problèmes, informer le Logistique Officer ;
• Remettre au Logistique Officer le planning des vacances du personnel qui dépend de lui, et organiser en fonction de cela les possibles remplacements ou redistribution de tâches ;
• Organiser les possibles redistributions de tâches des personnes restant sur le terrain, lorsque nous réalisons des évacuations préventives de personnel non essentiel ;
• S’assurer que le personnel qui dépend hiérarchiquement de lui, suit les règles de sécurité Oxfam.
V. Reporting
• Préparer les informations (Mise à jour du suivi des réquisitions, suivi des stocks) et collecter les données logistiques en vue de la réalisation du Rapport Logistique mensuel rédigé par le Manager ;
• Contribuer à la collecte et à la centralisation des informations.
VI. Gestion de la sécurité
• Collecter les informations liées au contexte et partager à la hiérarchie ;
• Fournir des analyses ponctuelles sur l’évolution du contexte à la hiérarchie ;
• Faire respecter les règles sécuritaires sur la base ;
• Soutenir la mise en œuvre des plans de gestion de la sécurité.

EXIGENCES MINIMALES

• Diplôme universitaire BAC + 3 à plus ou équivalent par expérience dans les domaines de la logistique ou la gestion des approvisionnements, l’économie ou toute autre discipline pertinente.
• Expérience antérieure d’au moins deux (02) an à un poste d’approvisionnement dans le secteur privé ou humanitaire.
• Expérience prouvée d’au moins un (01) an sur un poste similaire dans une intervention humanitaire / d’urgence ;
• Une expérience conséquente et une connaissance en construction, mécanique, Energie et télécommunication.
• Capacité à produire des rapports de qualité (clairs, précis, concis, informatifs, etc.) ;
• Capacité à s’adapter aux conditions de travail du terrain.
• Connaissance des matériels du domaine d’eau, d´assainissement, de la sécurité alimentaire etc.
• Maitrise des langues locales (Mooré, fulfulde…) serait un atout.
• Un titre professionnel lié à la logistique sera considéré comme un atout.

COMMENT POSTULER
• Une lettre de motivation adressée au Directeur Pays ;
• Un CV actualisé ;
• Les photocopies des diplômes et attestations pertinentes.

Le dossier de candidature devra être transmis à l’adresse email :
recrutement.burkina@oxfam.org

Téléphone : 25 36 20 68
Veuillez intituler l’objet de votre courriel comme suit : « Recrutement Assistant(e) Logistique ».

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés. La priorité sera accordée au candidat-e resident-e à Dori.

NB : Les candidatures féminines sont fortement recommandées.

Nous rappelons que nous n’exigeons le paiement d’aucun frais à aucune étape de nos processus de recrutement (offre d’emploi, réception des dossiers de candidature, présélection, sélection, etc.)