Diakonia est une organisation suédoise de développement international dont l’objectif global est de changer les structures politiques, économiques, sociales et culturelles qui génèrent la pauvreté, l’inégalité, l’oppression et la violence. Diakonia travaille avec les personnes les plus vulnérables, des partenaires locaux et d’autres partenaires stratégiques afin de garantir le respect du droit de chacun à vivre dans la dignité - indépendamment de l’âge, de la classe sociale, du handicap, de l’appartenance ethnique, du sexe, de la nationalité, des convictions politiques, de la religion ou de l’orientation et de l’identité sexuelles.

Dans le cadre de ses activités, Diakonia lance un appel à candidatures pour le recrutement d’un-e (01) archiviste.

Conditions générales du poste

 Poste basé à Ouagadougou, contrat de 12 mois renouvelable, date de début : immédiate

Objectif général du poste

Assurer la sécurisation des documents de Diakonia Bureau Pays.

Tâches et responsabilités essentielles

• Assurer l’archivage général, du classement et de la sécurité des documents et dossiers selon les standards établis par Diakonia ;
• Assurer la sécurité des documents et du respect de la procédure d’accès limité mise en place ;

• Assurer l’intégrité physique du document dans la salle d’archives (non détérioration) et de la sécurisation de son contenu (accès limité) ;
• Coder l’ensemble des documents/dossiers ;
• Assurer l’organisation et l’archivage des documents/dossiers ;
• Classement, suivi et sécurité des documents administratifs, comptables et projets/programmes ;

• Organisation du classement des dossiers/documents dans la salle d’archive en fonction des procédures mise en place et selon les directives de son superviseur ;
• Tenir un fichier de suivi du pointage de tous documents/dossiers entrants/sortants ;

• Signalement de tous les documents/dossiers manquants, les recherche le cas échéant et alerte son superviseur direct ;
• Etiqueter tous les classeurs ou tout autre matériel bureautique utilisé pour l’archivage selon la codification employée ;
• Numériser tous les documents/dossiers ;
• Appuyer l’équipe à la reproduction, numérisation de document et à la reliure.

Compétences et expérience professionnelles

• Avoir une connaissance des outils de gestion des archives ;
• Maîtriser les outils informatiques et bureautiques (Word, Excel ; Internet) ;
• Avoir le sens de l’accueil et de la discrétion ;
• Être à l’écoute et avoir une forte capacité d’organisation et de rigueur ;
• Faire preuve d’intégrité et d’honnêteté et de courtoisie ;
• Être disponible et capable de travailler sous pression.
• Capacité à maintenir la confidentialité sur des questions liées au travail ;
• Faire preuve d’autonomie ;
• Travailler en équipe ;
• Organiser son travail selon les priorités et objectifs ;
• Faire preuve de rigueur et de précision.

Exigences

• Être titulaire d’un diplôme de niveau Bac+2 et avoir une formation d’archiviste ou aide archiviste ;
• Avoir une expérience pertinente d’au moins deux (2) ans en tant qu’archiviste ou trois (3) ans en tant qu’aide archiviste ;
• Avoir une bonne connaissance en matière d’archivage des dossiers et des documents/autres.
• Maîtrise du français écrit et parlé,
• Des notions en anglais lu, écrit et parlé, sera un grand atout,
• Aptitude à gérer des informations sensibles et confidentielles de manière discrète et professionnelle.

Conditions de travail

Environnement de bureau satisfaisant avec une exposition minimale à des conditions de travail défavorables ; le travail implique souvent des visites occasionnelles sur le terrain qui peuvent entraîner un épuisement physique.

Comment postuler

Postulez en envoyant vos documents par courrier électronique à burkina@diakonia.se avec pour objet "RECRUTEMENT ARCHIVISTE" au plus tard le lundi 28 août 2023. Seuls les candidats retenus seront contactés pour le test écrit et l’entretien.

Documents à fournir :

• Un curriculum vitae ;

• Une lettre de motivation adressée à la Directrice Pays de Diakonia au Burkina Faso ;

• Preuve de l’expérience professionnelle (certificats et/ou attestations de travail)

NB :

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

EN RAISON DE L’URGENCE ET DES CONTRAINTES LIÉES À CE POSTE, DIAKONIA SE RÉSERVE LE DROIT DE CLORE LE PROCESSUS DE RECRUTEMENT AVANT LA DATE INDIQUÉE.

Ouagadougou, 10.07.2023

Directrice pays,

Nadine BONKOUNGOU/KONE