DESCRIPTIF DU POSTE

Sous la supervision de la directrice exécutive, Le/la Responsable Administrative et Financière (RAF) est responsable au sein de l’organisation de l’ensemble de la gestion administrative, financière comptable et logistique.

A ce titre, il/elle est garant(e) de la mise en œuvre des moyens, la fourniture régulière d’information financière fiable et précise en interne et à l’externe auprès des partenaires et des institutions publiques et a en charge de :
• Assurer la gestion administrative et financière des projets et de l’organisation ;
• Mettre en œuvre la politique de Gestion des Ressources Humaines et gérer les Ressources Humaines ;

• Assurer le soutien logistique aux activités de l’organisation ;
• La réalisation et la présentation des états financiers de synthèse périodiques et annuels (bilans, comptes de résultat, annexe) dans le cadre de l’audit de certification des comptes

PRINCIPALES MISSIONS ET RESPONSABILITES

1. Assure la gestion administrative générale de l’IPBF

• Assure le respect des textes et procédures en vigueur
• Valide les documents officiels par les services compétents (immatriculation au service des impôts, immatriculation à la CNSS, cotisations sociales, IUTS, livre de paie, fiches de paie, enregistrement des contrats de travail à l’inspection du travail, …) ;
• Applique le manuel de procédures, le met à jour/l’actualise ainsi que tout autre document nécessaire à la bonne mise en œuvre des activités ;
• Participe aux cadres de concertation internes et externes ;
• Présente les documents requis aux autorités, auditeurs, partenaires, …
• Veille au respect des procédures relatives à la gestion des ressources humaines : recrutement d’un employé, prorogation, fin ou rupture d’un contrat, etc. ;
• Superviser le personnel sous sa responsabilité.

2. Gestion de la logistique

• Elabore et met en œuvre un plan de passation des marchés annuel ;
• Participe à la définition des règles de sécurité au travail (manuel de sécurité) et veille aux respects stricts desdites règles ;
• Coordonne avec le logisticien l’élaboration et la mise en œuvre d’un planning de la maintenance préventive et curative des équipements ;
• Veille au respecte des procédures d’acquisition des biens et des services ;
• Classe et archive les documents fondamentaux et importants ;
• Assure les sauvegardes informatiques périodiques du SAF ;
• Coordonne la réalisation des inventaires périodiques et annuel des immobilisations ;
• Vérifie l’enregistrement des biens mobiliers et immobiliers ;
• Supervise la gestion des stocks.

3. Assurer la gestion budgétaire et financière

• S’implique et participer activement à l’élaboration des budgets et du plan d’actions de l’organisation (budget annuel, budgets projets, budgets partenaire techniques et financiers) ;
• Assure le suivi budgétaire de l’organisation (projets et global) ;
• Assure une information financière périodique et régulière pour les responsables des différents projets et programmes permettant le contrôle interne et de gestion ;
• Garanti l’élaboration du budget de fonctionnement et d’investissement de l’organisation en collaboration avec le personnel ;
• Examine les expressions de besoins faites par le personnel et les soumettre pour approbation à la Directrice Exécutive après vérification des procédures ;
• Approuve les bons d’engagement et de décaissement ;
• Assure l’élaboration dans les délais impartis des rapports financiers de l’organisation (rapports à remettre aux bailleurs, rapports de gestions/suivis budgétaires mensuels, trimestriels, semestriels et annuels) en vertu des procédures en application à l’organisation et aux exigences des bailleurs ;
• Conseille la Directrice Exécutive sur les conséquences financières et comptables des décisions, plans stratégiques et programmatiques.
• Établit les demandes d’avances de fonds dans les délais impartis ;
• Assure la garde des chéquiers et en assure régulièrement le renouvellement ;
• Veille aux réallocations des fonds aux partenaires dans les délais ;
• Demeure la personne de contact avec les partenaires techniques et financiers sur tous les aspects financiers et avec le Contrôleur Interne sur les états de synthèse périodiques et annuels réalisés avec le système d’engagement et sur les procédures internes de gestion. A ce titre, il ou elle répond promptement aux sollicitations/questions des partenaires techniques et financiers et fournisseurs de concert avec la Directrice exécutive ;
• Participe à la mobilisation des ressources ;
• Élabore, suit le plan de trésorerie et contrôle les états de trésorerie périodiques à partir des supports fournis par les Comptables (brouillard de caisse et procès-verbaux d’inventaire, journaux de banque) ;
• Assure une confidentialité sans faille des données administrative et financières de l’organisation.

4. Assurer la gestion comptable

• Assure la formation et la maîtrise du logiciel comptable et est garant(e)de sa bonne utilisation par l’équipe comptable ;
• Assure la mise à jour des différents plans (comptable, analytique, budgétaire…) pour l’utilisation du logiciel.
• Garantit la validité des pièces justificatives, de la codification et de l’enregistrement exact et quotidien des opérations dans le logiciel ;
• Veille à la bonne tenue de tous les journaux de caisse, de banque, opérations diverses … ;
• Contrôle et signe les PV de caisse au minimum chaque mois ;
• Contrôle les états de rapprochement bancaire ;
• Garantit l’application des procédures comptables et financières en vigueur au sein de l’organisation et selon les exigences des partenaires techniques et financiers ;
• Effectue le calcul des amortissements ;
• Élabore et analyse les états financiers et effectue des propositions pertinentes d‘actions correctrices aux responsables dans les délais.

5. Assurer la mise en place d’un système de contrôle interne

• Veille à l’application des procédures, conformément au manuel de procédure ;
• Formule des propositions d’actualisation du manuel de procédure ;
• Assure le contrôle (ordinaire et inopiné) des caisses, des comptes banque, des factures et autres pièces justificatives, des approvisionnements et du patrimoine ;
• Assure le contrôle et le suivi de l’exécution budgétaire ;
• Développe des stratégies pour remédier aux insuffisances identifiées lors des contrôles internes et externes ;
• Garantit la préparation des missions d’audits et des contrôles des partenaires ;
• Participe aux audits financiers
• S’assure que toutes les recommandations des audits sont mises en application de façon permanente.

6. Autres

• Collabore avec les cabinets d’expertise (comptable, audit, fiscalité) ;
• Respecter les différentes politiques au sein de l’IPBF (Code de conduite, la politique et pratiques de prévention du harcèlement, des abus et de l’exploitation sexuels, la politique de prévention et de lutte contre la fraude et la corruption, la politique de prévention et lutte contre les conflits d’intérêts, la politique de dénonciation et de gestion des plaintes etc…) ;

• Partager les valeurs de l’organisation et être engagé dans une approche basée sur les droits, le féminisme et le genre y compris un engagement actif permettant de mettre les droits des femmes au cœur de tout ce que nous faisons ;
• Propriété du bureau, entretien et réparation des biens placés sous sa responsabilité.

PROFIL REQUIS

• Diplôme universitaire (BAC+4 minimum) en finance comptabilité
• Au moins cinq (5) ans d’expérience de travail dans un poste similaire ;
• Expérience en gestion administrative, financière et comptable des ONG et association …. ;
• Maitrise des procédures de gestion des partenaires techniques et financiers ;
• Maitrise avancée du pack Microsoft Office (Word, Excel …) ;
• Connaissance des logiciels de gestion comptables et financière fréquemment utilisé (QUICKBOOKS, TOMPRO, SAGE...) ;
• Excellent niveau oral et écrit en français, bon niveau d’anglais idéal ;
• Sens de l’organisation, rigueur, bonne écoute, bon relationnel, grande adaptabilité et réactivité ;
• Sens prononcé du travail bien fait et exigeante en termes de respect des échéances ;
• Sens du travail en équipe, dynamique, organisée ;
• Ouverture d’esprit, curiosité, créativité ;
• Aptitude à travailler sur plusieurs missions simultanées, en équipe ou de manière autonome ;
• Force de propositions ;
• Flexible pour une meilleure adaptabilité aux différentes mutations des conditions de travail (de la stratégie à l’opérationnel).
• Connaissance du mileu des associations et des ONG ;
• Capacité à travailler avec un minimum d’encadrement, à être proactif, à prendre des initiatives.

CONDITIONS GENERALES DU POSTE

• Nouveau poste /remplacement : Nouveau poste
• Type de contrat : CDD de droit burkinabé un (01) an renouvelable en fonction de la performance avec 3 mois d’essai
• Pays et lieu de travail : Ouagadougou/Burkina Faso
• Horaires de travail : 40 H /semaine
• Date de début souhaitée : Septembre

PROCEDURE DE RECRUTEMENT

(1) Présélection sur dossier – (2) Test Ecrit – (3) Entretien Individuel

COMPOSITION DU DOSSIER

  Un curriculum Vitae à jour, daté et signé ;
  Une lettre de motivation avec prétention salariale ;
  Diplômes et attestations.

Les candidat(e)s sont prié(e)s d’adresser leur dossier par e-mail à l’adresse : recrutementsongipbf@gmail.com en précisant le poste en objet.
Date limite d’envoi des dossiers : le 18 août 2023 à 23H59.

NOTA BENE :

L’organisation qui recrute offre :
• La possibilité de faire partie d´une organisation solide et de référence dans le domaine du développement du leadership féminin et du féminisme ;
• La possibilité d’intégrer un environnement de travail respectueux, sûr, ouvert au dialogue et qui offre des possibilités de croissance personnelle et professionnelle.

Seules les candidatures retenues seront contactées