Assistant.e.s de direction, Secrétaires de direction, Secrétaires, agents administratifs…

Prenez part à la formation sur le thème :
secrétariat et outils bureautiques : niveau avancé

du 14 au 16 août 2023 à Koudougou
(Résidence Cendrillon)

Formateur : Monsieur Ousmane OUEDRAOGO,
Professeur de Techniques administratives et de Bureautique, formateur des formateurs, ETP en Assistanat de direction dans des instituts et universités

Inscription : Tél. 25 48 75 25 Cél. 61 41 68 68

I. LE CONTEXTE ET LES OBJECTIFS DE LA FORMATION

1.1. Le contexte

Dans la gestion quotidienne de leur service, les secrétaires, secrétaires de direction, assistants et assistantes de direction ainsi que le personnel de bureau des administrations publiques et privées sont amenés à intégrer l’utilisation de l’outil informatique, à accueillir des visiteurs et à participer à la gestion administrative de leur unité organisationnelle.

Ils ont également le rôle de traiter, envoyer et conserver des documents de diverses natures (correspondances, rapports, circulaires, présentations, diverses notes) relatifs au fonctionnement de leur organisation.

A cet effet, il s’avère important de renforcer les capacités de ce personnel dont la contribution est d’une grande importance à l’efficacité des services. Pour la mise en œuvre de leurs attributions, la maitrise de l’outil informatique par les professionnels des secrétariats est nécessaire d’où l’exigence d’une appropriation des fonctionnalités avancées qu’offre la bureautique qui est aujourd’hui le socle des tâches administratives.

C’est ainsi que la présente offre a pour but de répondre à la demande de formation en bureautique avancée dont le thème est : « secrétariat et outils bureautiques : niveau avancé » prévue pour se tenir du 14 au 16 août 2023 à Koudougou.

1.2. Les objectifs de la formation

1.2.1. L’objectif général :

L’objectif général de cette formation conduite par le Cabinet Afrique Capital Management-Vision stratégique (ACM-Vistra) est d’apporter de manière pratique des connaissances aux participants en matière d’utilisation des fonctions avancées des outils bureautiques et rappeler le rôle du professionnel de secrétariat.

1.2.2. Les objectifs spécifiques :

De l’objectif général sont déclinés les objectifs spécifiques suivants :
• rappeler le rôle et les missions d’assistant de direction, de secrétaire de direction et de secrétaire dans une administration ;
• traiter avec efficacité des documents longs en sachant :
 insérer des notes de bas de page ;
 créer des sections ;
 insérer des entêtes et pieds de page variés dans le même document ;
 paginer les différentes sections d’un même document avec des styles de numérotation différents ;
 définir des styles, les appliquer et les modifier ;
 élaborer des tables de matières automatiques et personnalisées ;
 gérer une feuille Excel dans un document Word ;
 créer un document principal et une liste de destinataires pour effectuer un publipostage ;
 insérer et mettre en forme un tableau (largeur des colonnes, marges des cellules, centrage H et V dans les cellules, mise en page du tableau, etc.)
 importer des données Excel dans un document Word.
• approfondir les connaissances des participants sur Excel par :
 la présentation de tableaux (largeur des colonnes, centrage H et V dans les cellules, mise en page du tableau, etc.) ;
 la présentation de tableaux croisés dynamiques ;
 la présentation de graphiques ;
 l’utilisation des fonctions somme, moyenne, si, rang, etc. ;
 la gestion professionnelle des classeurs.
• créer des présentations professionnelles par Powerpoint.

II. LA DESCRIPTION DES MODULES PROPOSES

Afin d’atteindre les objectifs de la formation, il a été adopté une méthode hautement pratique sous forme d’ateliers comme suit :
  atelier 1 : le traitement des documents longs (la création des sections et leur exploitation) ;
  atelier 2 : le publipostage ;
  atelier 3 : la création des styles et la génération des tables des matières ;
  atelier 4 : l’’approfondissement des connaissances sur Excel ;
  atelier 5 : les présentations Powerpoint.

A terme, chaque participant devra avoir suivi une formation complète de dix-huit (18) heures réparties comme suit :
  six (06) heures de théorie sur les modules énoncés sous forme d’ateliers ;
  douze (12) heures de pratique consacrées au traitement de cas pratiques et des partages d’expérience.

L’ensemble des modules de formation (théorique et pratique) seront agencés de manière à permettre une assimilation progressive des rudiments en matière d’application des outils bureautiques dans le domaine du secrétariat.
 

3.2. La méthodologie :

La diffusion des modules s’effectuera avec une prise en compte des spécificités des participants. La méthodologie de la formation consistera en une approche pédagogique active et participative qui reposera sur :
  le recueil des attentes des participants ;
  la formulation des réponses aux diverses préoccupations professionnelles pratiques en matière de secrétariat ;
  des échanges d’expériences.

Le formateur incitera chaque participant à intervenir au cours de chaque module en partageant les bonnes pratiques réalisées à son poste ou à solliciter des éclaircissements complémentaires. Les participants devront apprendre en faisant « learning by doing ».

IV. LES CONDITIONS DE PARTICIPATION

La formation se déroulera à Koudougou du 14 au 16 août 2023 à la Résidence Cendrillon. Les frais d’inscription sont fixés à deux cent cinquante mille (250 000) FCFA par personne. Chaque participant est invité (e) à se munir d’un ordinateur portable.

Il sera installé une imprimante servant d’impression test pour l’ensemble des participants.

Une clé USB contenant les cas pratiques et le support de la formation sera mise à la disposition de chaque participant en début de session.

NB : la fiche d’inscription ci-jointe dûment remplie devra être retournée à ACM-Vistra à l’adresse indiquée au plus tard le vendredi 11 août 2023 à 18 heures.

V. LA DESCRIPTION DES COMPETENCES DU FORMATEUR

La formation sera animée par Monsieur Ousmane OUEDRAOGO, Professeur de techniques administratives et de bureautique, par ailleurs enseignant à temps plein en assistanat de direction et référent de ladite filière dans des instituts et universités.