Nous aidons les personnes à bâtir une vie meilleure pour elles-mêmes et pour les autres. Nous travaillons sur des questions telles que les droits d´accès à la terre, le changement climatique et la discrimination contre les femmes. Et nous ne nous arrêtons que lorsque chaque personne dans le monde pourra jouir d´une vie sans pauvreté. Unissez-vous à nous !

Dans le cadre de nos activités au Burkina Faso, nous recherchons un(e) :

ASSISTANT(E) DE DIRECTION

OBJECTIF / MISSION DU POSTE

 Assurer l’Organisation administrative de la Direction Pays (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, ...).
 Contribuer à organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure ;
 Assurer l’interface avec des interlocuteurs tant à l’interne, à l’externe et à l’international.

PRINCIPALES RESPONSABILITES/TÂCHE
 Effectuer les opérations classiques de secrétariat : saisie, photocopie, archivage, rédaction de correspondance, scannage, accueil des visiteurs ;
 Mettre à jour des bases de données et fichiers : liste de contact de l’équipe pays, liste des numéros internes ;
 Gérer le standard téléphonique et filtrer les appels afin d’orienter adéquatement les interlocuteurs ou transmettre les messages pertinents au reste de l’équipe ;
 Traiter le courrier arrivée et départ, postal et électronique : réception, enregistrement, dispatching et classement ;
 Accueillir les visiteurs, les informer et les diriger correctement ;
 Contribuer à la bonne circulation de l’information au sein de l’Organisation ;
 Rédiger et diffuser les notes de services, les soumettre au contrôle et à la signature du Directeur pays ;
 Elaborer trimestriellement les factures pour les services partagés ;
–  Gérer le planning des rendez-vous et des réunions de travail du Directeur Pays ;
–  Apporter un appui lors des processus de sélection (diffusion des offres, réception des candidatures, …) ;
–  Participer à la préparation et à l’organisation des ateliers d’envergure nationale, et internationale ; établir et gérer les budgets y afférents ;
–  Préparer et organiser les différentes réunions institutionnelles : convocations, préparation des dossiers préalables, réservation des salles ;
–  Rédiger et / ou centraliser les compte-rendu et procès-verbaux de rencontres ;
–  Assister le Directeur Pays et les membres de l’équipe dans la préparation et l’organisation de leur déplacements professionnels (voyages et missions de travail) : réservation de billet, réservation d’hôtel, demande de visa, remplissage des formulaires de participation ;
–  Gérer les stocks de fournitures du bureau ;
–  Apporter un appui comptable par la remise des chèques aux fournisseurs ;
–  Participer à l’organisation d’activités socio-professionnelles du personnel
 Autres
–  Faire du code de conduite le guide d´orientation de vos pratiques et comportements.

PROFIL REQUIS

Nous recherchons une personne selon les compétences et qualités suivantes :

 Compétences essentielles
–  Avoir un niveau minimum BAC + 2 en Secrétariat de Direction ; Bureautique ; ou Gestion administrative ;
–  Avoir au moins deux (2) années d’expérience à un poste similaire ;
–  Bonne maîtrise des programmes informatiques Office (Word, Excel, Power Point, Outlook), de l’Internet etc. ;
–  Bonne maitrise de l’expression orale et écrite ; Bonne capacité rédactionnelle.
–  Capacité à gérer, prioriser la charge de travail et à respecter les délais ;
–  Capable de travailler au niveau multidisciplinaire ;
–  Sens de la confidentialité et de la discrétion.
–  Engagement avec l’ensemble des objectifs et des politiques d’OXFAM concernant la promotion des droits des femmes et les intérêts des personnes marginalisées
 Compétences souhaitables
–  La connaissance de l’Anglais est un atout considérable ;
–  Connaissance du logiciel de gestion des projets.
 Aptitudes et capacités
–  Personne intègre avec de solides valeurs personnelles, alignée sur notre mission et notamment engagée en faveur de l´égalité des sexes et les droits des femmes ;
–  Conscience de soi,
–  Bonne capacité d’écoute ;
–  Sens de l’humilité et de la courtoisie ;
–  Sens de la construction de relations,
–  Capacité de planification et d’organisation,
–  Flexibilité et capacité d’adaptation ;
–  Capacité de travail sous pression.
CONDITIONS GENERALES DU POSTE
Nouveau poste / remplacement : remplacement
Type de contrat : Contrat de droit burkinabé
Niveau : E1
Pays et lieu de travail : Burkina Faso/Ouagadougou
Date de début souhaité : Février 2019

Nous vous offrons :
–  La possibilité de faire partie d´une organisation internationale solide et qui constitue une référence dans le secteur de la coopération, l´action humanitaire et la justice sociale ;
–  Vous intégrer dans un environnement de travail respectueux, sûr, ouvert au dialogue et qui offre des possibilités de croissance personnelle et professionnelle.
COMMENT POSTULER
–  Une lettre de motivation adressée au Directeur Pays ;
–  Un CV détaillé actualisé avec une photographie incorporée et indiquant les contacts (téléphone, email) de trois (3) personnes de référence ;
–  Les photocopies des diplômes et attestations.
Les personnes intéressées peuvent déposer leur dossier de candidature au Secrétariat du Directeur Pays.
La date limite de dépôt des candidatures est fixée au 5 février 2018 à 17h.
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.

Oxfam souscrit au principe d´égalité entre les femmes et les hommes, droits de la personne, diversité et inclusion.