Rapport extraits

1. RAPPORT DE MISSION DE CONTROLE ET DE VERIFICATION DE LA CENTRALE D’ACHAT DES MEDICAMENTS ESSENTIELS GENERIQUES ET DES CONSOMMABLES MEDICAUX (CAMEG)

1.1. Objectifs :
1. vérifier la procédure des marchés publics ;
2. vérifier la gestion des immobilisations ;
3. vérifier la gestion des stocks ;
4. vérifier les dépenses relatives aux opérations de marketing en examinant les comptes de charges ;
5. vérifier les comptes financiers ;
6. vérifier la qualité de l’information contenue dans les états financiers ;
7. formuler des recommandations correctives des éventuels dysfonctionnements, insuffisances et irrégularités constatés.

1.2. Période concernée par le contrôle : janvier 2008 à décembre 2010

1. RAPPORT DE MISSION DE CONTROLE ET DE VERIFICATION DE LA CENTRALE D’ACHAT DES MEDICAMENTS ESSENTIELS GENERIQUES ET DES CONSOMMABLES MEDICAUX (CAMEG)

1.3. Constats des insuffisances et des irrégularités

a) Au niveau de la procédure des marchés publics :
1. inexistence de plans de passation des marchés prévus par les articles 53, 54 et 55 de la Réglementation générale des marchés publics et des délégations de service public (RGMP/DSP) ;
2. absence de publication des avis d’appel d’offres et des résultats des travaux des commissions d’attribution des marchés (CAM) dans la revue des marchés publics ;
3. violation du droit de contestation des soumissionnaires non retenus dans le marché portant extension du siège de la CAMEG à Oagadougou ;
4. non prise en compte dans les décisions portant création des commissions d’attribution des marchés et des commissions de réception, de la présence des observateurs (bailleurs de fonds, comité de supervision…) telle que prévue par l’article 26 de la RGMP/DSP ;
5. absence de précision dans les décisions de la CAMEG sur l’organisation et le mode de fonctionnement des commissions d’attribution des marchés et des commissions de réception tels que prévus par l’arrêté 2008-154/MEF/CAB du 13 juin 2008 et le manuel de procédures administratives ;
6. défaut de règlement intérieur et absence de précision quant aux attributions et au mode de fonctionnement de la commission de dépouillement tels que prévus par le manuel d’assurance qualité (Procédure II-1) ;
7. défaut de mise en place d’une sous commission technique prévue par l’article 96 de la RGMP/DSP ;
8. mauvaise tenue des archives ;
9. absence de mention explicite dans les rapports du contrôleur de gestion des insuffisances relevées dans l’administration des marchés ;
10. cumul incompatible de fonctions de membre de la commission d’attribution des marchés et de membre de la sous commission chargée de l’analyse technique ;
11. défaut de consultation de la Direction générale de marchés publics (DGMP) pour avis de conformité ;
12. généralisation des procédures dérogatoires de droit commun sans en référer à la DGMP ;
13. non application des pénalités de retard dans l’exécution des marchés ;
14. absence des paraphes requis sur tous les originaux des pièces administratives obligatoires (article 30 des Instructions aux Soumissionnaires) ;
15. non-conformité du Dossier d’appel d’offres (DAO) utilisé dans le cadre de ce marché au DAO type adopté par la circulaire n°2009-1790/MEF/CAB du 14 juillet 2009.

b) Au niveau de la Gestion des immobilisations
1. inexistence de fiche individuelle pour chaque immobilisation ;
2. mauvaise tenue du registre des immobilisations.

c) Au niveau de la Gestion des stocks

1. non tenue de la fiche technique n°6 relative à l’hygiène quotidienne du magasin quarantaine (procédure II-5 MAQ) ;
2. non tenue de la fiche n°11 (procédure II-9 MAQ) relative à l’observation de l’hygiène magasin central ;
3. non tenue de la fiche technique n°13 relative au suivi effectif des délestages et le bon fonctionnement du groupe électrogène de relais ;
4. non tenue de la fiche technique n°14 concernant les données pharmaceutiques des produits reçus au niveau des magasins centraux ;
5. non tenue de la fiche n°17 relative à l’application effective des règles d’hygiène au niveau des dépôts régionaux (procédure n°II-12 MAQ) ;
6. non tenue de la fiche technique n°19 relative au suivi effectif des délestages et le bon fonctionnement du groupe électrogène de relais (procédure n°II-12 MAQ) ;
7. défaut de contrôle des données pharmaceutiques des produits ayant séjourné six (6) mois au magasin commercial (fiche n°20 procédure II-12 MAQ), lesdits produits devant faire l’objet de relevés périodiques ;
8. inexistence d’aménagement particulier au sein des magasins commerciaux destiné à l’isolement des produits endommagés ou périmés ;
9. inexistence des commodités de bonne pratique de stockage au niveau du local loué pour l’entreposage des produits avariés ou périmés ;
10. non respect des échéances de destruction prévues par le code de procédures occasionnant une accumulation excessive des quantités de produits déclassés ;

11. inexistence de sites aménagés et agréés par les autorités administratives pour les destructions des produits périmés ou avariés ;
12. enregistrement d’opérations de déstockage de produits même en cas de rupture de provision ;
13. non maîtrise des formules de « recalcul » du logiciel de gestion des stocks par les responsables de magasin ;
14. mauvais archivage des documents rendant difficile leur recherche ;
15. non mise en oeuvre des recommandations antérieures du Commissaire aux comptes pour un meilleur suivi des stocks (formations sur les procédures d’inventaire) ;
16. mauvaise tenue du magasin des péremptions, avaries et casses ;
17. existence d’écarts significatifs non justifiés sur les quantités de produits commandés par les magasins commerciaux en 2010 ;
18. non respect de l’obligation de transparence dans le traitement des produits déclassés.
d) Au niveau des comptes de charges
1. non respect des lignes budgétaires pour le poste marketing et promotion des MEG ;
2. manque de rigueur dans les prévisions budgétaires ;
3. perte de recettes fiscales ;
4. atteinte aux bonnes pratiques de gestion ;
5. insuffisance de personnel qualifié pour les approvisionnements.
e) Au niveau des comptes financiers
1. absence du compte bancaire correspondant aux réserves sociales ;
2. manquant de caisse à l’Agence commerciale de Bobo-Dioulasso ;
3. absence de liste de placements de fonds admis ;
4. absence d’analyses périodiques portant sur chaque catégorie de placements et sur l’ensemble du portefeuille, en vue de déterminer leur rendement.

f) Au niveau de la qualité de l’information contenue dans les états financiers
1. doubles comptabilisations ;
2. rapports de gestions constitués de données prévisionnelles plutôt que réelles.

1.4. Risques significatifs :
a) Au niveau de la procédure des marchés publics :
1. mauvaise gestion des crédits budgétaires consacrés aux marchés ;
2. restriction des opportunités de bonne concurrence ;
3. fraude dans la passation des marchés ;
4. litiges liés à la perte de pièces justificatives de la gestion des marchés ;
5. non détection des menaces liées à la gestion des marchés (inefficacité du contrôle interne) ;
b) Au niveau de la Gestion des immobilisations
1. difficultés de contrôle de l’existence physique des immobilisations ;
2. non protection des immobilisations contre les vols, les détournements et les gaspillages.
c) Au niveau de la Gestion des stocks
1. détérioration des produits pharmaceutiques et consommables médicaux en stock ;
2. litiges liés à la commercialisation de produits pharmaceutiques impropres à la consommation ;
3. fraude liée à la non maîtrise du stock des produits pharmaceutiques déclassés ;
4. litiges liés à la pollution de l’environnement ;
5. mauvaise gestion des stocks liée à la non maîtrise du logiciel utilisé ;
6. non détection des menaces significatives liées à la gestion des stocks de produits ;
7. inefficacité du contrôle sur les stocks du fait de la non application des recommandations formulées.

d) Au niveau des comptes de charges
1. abus de confiance ;
2. fraude fiscale ;
3. dépendance à la sous-traitance ;
4. collusion ;
5. malversations ;
6. non optimisation des opérations (faire les choses de la mauvaise manière).
e) Au niveau des comptes financiers
1. non application de dispositions légales et règlementaires ;
2. malversation ;
3. non-conformité de la politique d’investissement et/ou de placement aux standards du secteur d’activité.
f) Au niveau de la qualité de l’information contenue dans les états financiers
1. non respect des critères comptables de réalité, d’unicité, d’évaluation et de comptabilisation ;
2. non fiabilité des reporting financiers.

1.5. Recommandations :
A l’attention de Monsieur le Ministre de la Santé
Faire appliquer à la CAMEG les dispositions du décret n°2008-173/PRES/PM/MEF du 16 avril 2008 portant règlementation générale des marchés publics et des délégations de service public au Burkina Faso.
A l’attention de Monsieur le Président du Conseil d’Administration
1. veiller au respect des dispositions du décret n°2008-173/PRES
/PM/MEF du 16 avril 2008 portant règlementation générale des marchés publics et des délégations de service public (RGMP/DSP) au Burkina Faso ;
2. veiller au respect des dispositions du manuel de procédures ;

3. Commanditer un audit organisationnel pour l’optimisation des ressources humaines existantes, l’identification des besoins en ressources humaines à combler et le bilan de l’assistance technique.
4. mener une réflexion approfondie sur l’applicabilité de l’article 6 des statuts relatif au compte bancaire spécial. En attendant les résultats de cette réflexion, se conformer à la disposition statutaire à partir de l’exercice 2011 ;
5. requérir l’avis du ministère de la santé sur les possibilités pour la CAMEG de procéder à la diversification de ses sources de revenus (Conformément à sa délibération lors de la 25ème session) ;
6. établir une liste des placements admis.
A l’attention de Monsieur le Directeur Général de la CAMEG
1. veiller au respect des dispositions du décret n°2008-173/PRES/PM/MEF du 16 avril 2008 portant règlementation générale des marchés publics et des délégations de service public (RGMP/DSP) au Burkina Faso ;
2. respecter les dispositions de la RGMP/DSP relatives à la composition des commissions ;
3. respecter les dispositions de la RGMP/DSP relatives à la mise en place, à la composition et au fonctionnement des Sous-commissions Techniques ;
4. Veiller à la mise en oeuvre dans les meilleurs délais les dispositions suivantes du manuel de procédures :

 codification des immobilisations ;
 fichier des immobilisations ;
 dossier d’immobilisation ;
 registre des immobilisations.
5. veiller au respect des prescriptions du manuel de procédures en matière de gestion des stocks ;
6. acquérir des sites autorisés et aménagés pour la destruction des produits ;
7. prendre les dispositions pour faire corriger les imperfections du logiciel de gestion des stocks ;
8. veiller au renforcement des capacités des magasiniers à l’exploitation du logiciel de gestion des stocks ;

9. veiller à la mise en oeuvre des recommandations issues des contrôles internes et externes ;
10. veiller à l’utilisation des méthodes de prévision économiques pour effectuer les prévisions ;
11. respecter les crédits budgétaires pour effectuer les dépenses. En cas de dépassement prévu, demander l’autorisation du conseil d’administration ;
12. veiller à remettre aux bénéficiaires de soutien les montants prévus à charge pour eux d’effectuer leurs achats ou payer en toutes taxes comprises ;
13. fixer dans un texte les conditions précises d’octroi de subventions, d’aides ou de soutien et les soumettre au conseil d’administration ;
14. informer le conseil d’administration pour les soutiens, aides et subventions importants accordés au profit des administrateurs et des gestionnaires ;
15. veiller à la production des rapports d’activités permettant aux administrateurs d’apprécier l’opportunité des dépenses ;
16. assurer la formation continue des gestionnaires des approvisionnements afin de les rendre aptes à faire face aux défis de la CAMEG notamment la maitrise des approvisionnements en médicaments ;
17. mener une réflexion approfondie sur l’applicabilité de l’article n°6 des statuts. En attendant les résultats de cette réflexion, se conformer à la disposition statutaire ;
18. veiller à la mise en place d’un système de contrôle qui évite les doubles comptabilisations ;
19. veiller à ce que les rapports d’activités rapportent les chiffres représentant les engagements réels pour ce qui est des charges décaissables et des produits encaissables ;
20. mettre en place des procédures précises écrites pour les dons et soutiens divers ;
21. veiller à l’application rigoureuse des procédures en vigueur en matière d’achat et de soutien ;
22. veiller à l’établissement des pièces administratives et comptables dans les meilleurs délais.

A l’attention de Monsieur le Directeur Administratif et Financier
1. appliquer les articles 53, 54 et 55 de la RGMP/DSP relatives aux plans de passation des marchés ;
2. respecter les dispositions de la RGMP/DSP en matière de publicité ;
3. se conformer aux dossiers types tels que adoptés par la circulaire n°2009-1790/MEF/CAB du 14 juillet 2009 ;
4. assurer un archivage adéquat des documents ;
5. mettre en oeuvre dans les meilleurs délais les dispositions suivantes du manuel de procédures :

 codification des immobilisations ;
 fichier des immobilisations ;
 dossier d’immobilisation ;
 registre des immobilisations.
6. utiliser des méthodes de prévision économiques pour effectuer les prévisions ;
7. alerter l’ordonnateur des dépassements budgétaires ;
8. mettre en place un système de suivi budgétaire permettant non seulement le suivi global par poste mais aussi par rubrique ;
9. remettre aux bénéficiaires de soutien les montants prévus à charge pour eux d’effectuer leurs achats ou payer en toutes taxes comprises ;
10. produire des rapports d’activités permettant aux administrateurs d’apprécier l’opportunité des dépenses ;
11. analyser périodiquement chaque catégorie de titres de placements en vue de déterminer leur rendement : rendement nominal, rendement corrigé en fonction du risque, rendement corrigé en fonction de l’inflation (rendement réel).L’analyse devrait comporter des comparaisons avec les objectifs de rendement fixés et avec des performances de référence, de façon à ce que le conseil d’administration puisse évaluer les résultats, revoir les principes de composition du portefeuille et adapter comme il convient la politique et la stratégie de placement ;
12. mettre en place un système de contrôle qui évite les doubles comptabilisations ;
13. rapporter les chiffres représentant les engagements réels pour ce qui est des charges décaissables et de produits encaissables dans le rapport de gestion ;

14. appliquer rigoureusement les procédures en vigueur en matière d’achat et de soutien ;
15. établir les pièces administratives et comptables dans les meilleurs délais.
A l’attention de Monsieur le Contrôleur de gestion
1. veiller au respect des dispositions du décret n°2008-173/PRES/PM/MEF du 16 avril 2008 portant règlementation générale des marchés publics et des délégations de service public au Burkina Faso ;
2. renforcer le contrôle interne et le rendre plus dynamique ;
3. veiller au respect des prescriptions du manuel de procédures en matière de gestion des stocks ;
4. renforcer le contrôle interne sur la gestion des stocks ;
5. veiller à la mise en oeuvre des recommandations issues des contrôles internes et externes ;
6. utiliser des méthodes de prévision économiques pour effectuer les prévisions ;
7. alerter le Directeur général des dépassements budgétaires ;
8. mettre en place un système de suivi budgétaire permettant non seulement le suivi global par poste mais aussi par rubrique ;
9. produire des rapports d’activités permettant aux administrateurs d’apprécier l’opportunité des dépenses ;
10. Analyser périodiquement chaque catégorie de titres de placements en vue de déterminer leur rendement : rendement nominal, rendement corrigé en fonction du risque, rendement corrigé en fonction de l’inflation (rendement réel).L’analyse devrait comporter des comparaisons avec les objectifs de rendement fixés et avec des performances de référence, de façon à ce que le conseil d’administration puisse évaluer les résultats, revoir les principes de composition du portefeuille et adapter comme il convient la politique et la stratégie de placement ;
11. rapporter les chiffres représentant les engagements réels pour ce qui est des charges décaissables et de produits encaissables dans le rapport de gestion ;
12. appliquer rigoureusement les procédures en vigueur en matière d’achat et de soutien ;

13. établir les pièces administratives et comptables dans les meilleurs délais.
A l’attention de Monsieur le Directeur des achats et de la logistique
1. veiller au respect des prescriptions du manuel de procédures en matière de gestion des stocks ;
2. veiller au contrôle qualité des produits ayant séjourné six (6) mois au magasin commercial ;
3. veiller à un suivi rigoureux des produits avariés, cassés ou périmés, de leur déclassement jusqu’à leur destruction ;
4. veiller à la correction des imperfections du logiciel de gestion des stocks ;
5. veiller au renforcement des capacités des magasiniers à l’exploitation du logiciel de gestion des stocks.
A l’attention des responsables des magasins
1. tenir les fiches techniques conformément aux prescriptions des manuels de procédures et aux bonnes pratiques ;
2. assurer un suivi rigoureux des produits avariés, cassés ou périmés, de leur déclassement jusqu’à leur destruction ;
3. assurer le contrôle qualité des produits ayant séjourné six (6) mois au magasin commercial ;
4. prendre les dispositions nécessaires pour éviter tout risque de confusion en magasin des produits déclassés avec les autres produits en stock ;

Fasozine