L’organisation du lieu de travail ou environnement de travail, correspond à la mise en cohérence d’éléments support de la vie au travail, concourant à l’obtention d’une importante valeur ajoutée avec des coûts contrôlés. Il s’agit donc d’un facteur prépondérant de maximisation de la performance globale de l’entreprise.
Si pendant longtemps, dans les services administratifs de la fonction publique et du secteur privé, les bureaux étaient organisés dans des espaces clos personnalisés par individus et/ou par binôme, de nos jours, on assiste à l’adoption de l’espace de travail ouvert. Lequel, consiste en un grand all à la base, morcelé en box séparés par des matériaux souples (planches, vitres, aluminium,) pour usage de bureau.
Contrairement au modèle de bureau clos personnalisé, où les collaborateurs ne se voyaient pas, dans l’espace ouvert de travail, tous les collaborateurs sont à découvert et visible d’un coup d’œil.
C’est une tendance de style de leadership à construire des équipes dans lesquelles la hiérarchique de l’entreprise n’est pas mise en avant. A contrario, dans les entreprises traditionnelles aux structures rigides de type autoritaires, la hiérarchie au sein de l’entreprise est mise en avant : les cadres dirigeants sont tenus à l’écart et isolés du reste des employés, pour marquer leurs pouvoirs, leurs autorités ou leurs supériorités.
Chaque type d’environnement de travail a ses avantages et ses inconvénients et peuvent être complémentaires. Si l’espace ouvert de travail est approprié dans les plateformes de logistiques, dans le travail à la chaine dans les usines et les chaines de montages, dans d’autres secteurs le choix du modèle d’espace de travail, doit tenir compte de la spécificité, de la sensibilité des données traitées. C’est du reste pourquoi les bureaux sièges de la décision et du management stratégique sont hermétiquement clos et insonorisés avec des portes capitonnées.
En tout état de cause, les entreprises avant d’opter pour le modèle d’espace de travail ouvert, devrait avoir une réflexion poussée sur les objectifs de cette mise en place et les limites sous-jacentes, de manière à anticiper les problèmes de fonctionnalité et du choix du mobilier approprié.
Quels sont donc les avantages et les inconvénients du choix d’un modèle d’espace de travail ouvert ?
Les avantages de l’espace de travail ouvert
L’aménagement des bureaux en espace de travail ouvert peut présenter des avantages tant pour le personnel de l’entreprise que pour la productivité au travail.
Rentabilité pour l’entreprise
Sur la productivité, l’espace ouvert de travail, permet de savoir tout de suite qui est à son poste et qui fait quoi. Les travailleurs étant à découvert, aucune fainéantise n’est possible d’autant qu’en plus de la surveillance réciproque entre cooccupants de l’espace, le supérieur hiérarchique peut se donner les moyens d’une surveillance panoramique en un clin d’œil. Pour les moyens de contrôle de la présence et du rythme de travail, c’est le modèle approprié.
Il peut avoir des bénéfices sur la créativité et le travail d’équipe. Rassembler les gens, aide à faciliter l’apprentissage pour les nouveaux employés et instaure la confiance nécessaire à l’émergence rapide de nouvelles idées.
En outre, la compétitivité et la rentabilité étant au cœur du modèle économique des entreprises, en proposant un espace unique pour tous, on économise sur les matériaux et on peut concentrer plus d’agents dans un espace réduit.
Avantage pour l’employé
Travailler dans un grand espace, agréable et lumineux, procure une sensation de liberté, on s’y sent moins oppressé. Sur le plan de la communication et des échanges, avec des bureaux ouverts sur les autres, il est bien plus facile et rapide de passer l’information à son collègue ou à son supérieur en quelques instants. Le travail en équipe, la communication et l’échange sont favorisés par le contact visuel et sonore quasi-immédiat. En conséquence, l’efficacité et la réactivité des équipes sont renforcées et les espaces modulables permettent d’accueillir facilement des renforts humains ou de travailler sur un projet commun.
Par ailleurs, dans un environnement de travail ouvert, il est bien plus simple de s’entraider entre salariés. La convivialité rend de manière générale le plaisir de se rendre au bureau bien plus présent.
Cependant, les espaces de travail ouverts peuvent avoir des conséquences désagréables et les retours des salariés sont souvent unanimes de désapprobations …
Les inconvénients de l’espace de travail ouvert
Manque d’intimité
La dilution de l’espace privé dans l’espace global et collectif, le manque d’intimité est la première contrainte majeure de l’espace de travail ouvert pour un employé. Certes, aller au travail ne traduit pas systématiquement recherche d’intimité. Mais vu qu’on y passe près de 8 heures par jour soit le 1/3 de notre vie active dans un espace ouvert, on peut être rapidement oppressé par le regard des autres. Le fait de ne pas pouvoir se déplacer sans être vu, de ne pas pouvoir bailler à son aise, de ne pas pouvoir régler la luminosité ou adapter la climatisation à son ressenti, peut être rapidement perçu comme une contrainte par les collaborateurs les plus indépendants.
La pression hiérarchique ou pression des collègues
Dans certains espaces de travails ouverts, les salariés se plaignent des pressions de leurs supérieurs hiérarchiques, soit parce qu’ils travaillent à quelques mètres seulement, soit parce qu’ils disposent d’un bureau vitré jugé comme un « poste d’observation ». De la même façon, le sentiment de concurrence entre collègues peut être ressenti négativement.
Nuisances sonores
Dans ce type d’environnement de travail ouvert, le bruit est une contrainte non moins importante, le plus souvent décrié par les salariés. Aujourd’hui, près de 60 % des actifs tous secteurs confondus se disent gênés par le bruit sur leur lieu de travail. Quelques heures, ça va, mais tous les jours, cela finit par peser. On s’imagine aisément la cacophonie ambiante entre les discussions professionnelles, les débats avec des visiteurs sans se soucier des collègues, les sonneries du téléphone (certaines personnes osent mettre l’hautparleur de leur téléphone ou une sonnerie très forte), les bruits d’ouverture ou fermeture de porte. Imaginer une ouverture de porte chaque 5mn quand vous êtes en train de travailler, des bruits de pas, la frappe sur les claviers d’ordinateur, Imprimante/Photocopieuse, bruits de chasse d’eau a permanence. Et quand ce sont ce sont les responsables qui provoquent les nuisances sonores, il n’est pas évident de les recadrer.
Les nuisances sonores peuvent aussi être cause de fatigue, de stress et à moyen ou long terme, affecter la santé du salarié. En effet, le bruit constitue une nuisance majeure dans le milieu professionnel, pouvant entrainer des atteintes auditives (baisse de l’audition, surdité, bourdonnements, acouphènes…)
Selon des chercheurs de la la Harvard Business School « les open spaces provoquent davantage de nuisances, altèrent notre concentration, mais aussi la qualité de nos interactions »
Transmissions de maladies
Le risque infectieux est très élevé dans ce type d’espace de travail ouvert. En effet, si un employé a maladie contagieuse, il peut de rapidement contaminer ses collègues. Car avec la promiscuité, le virus ne choisissant pas son moment, cela peut arriver en plein pics d’activité.
Augmentation des malaises et autres crises spécifiques (Femmes enceintes, Asthmatiques,) :
Des odeurs quelles qu’elles soient (pas forcement désagréables), peuvent provoquer des crises d’asthmes chez les asthmatiques et donner des malaises a certaines femmes enceintes particulièrement d’une sensibilité à fleur de peau.
L’occurrence des maladies est sans doute l’inconvénient majeur pour l’employeur. Ce d’autant plus qu’elles impactent la productivité tout en maintenant des charges incompressibles pour l’entreprise. Le corollaire de ce chapelet de nuisances est la contreproductive de l’employé.
Risques d’erreurs élevés
En effet, des erreurs peuvent se glisser dans des taches requérant concentration et minutie, du fait de la distraction très facile dans ce type d’espace. En situation épidémique, le risque d’absence liés aux arrêts pour maladie est élevé, par la forte propension à la contamination propre à ce type d’espace ouvert. En outre, nuisance qui en résulte peut également masquer certains signaux sonores d’alerte et être à l’origine d’accidents engageant l’intégrité physique et vitale des travailleurs.
Manque de concentration, de productivité et de créativité
Si ces conséquences dommageables peuvent êtres minimes ou contrôlées dans la production mécanique de bien matériels, en revanche dans la production intellectuelle, le manque de concentration est un obstacle rédhibitoire à la réalisation d’œuvres géniales (production de rapport, Rédactions de projets, d’articles scientifique, de procédures, thèses) ou au suivi de cours en lignes ou autres téléconférences….
Les espaces de travail ouverts : Solutions pour repousser les limites ?
L’environnement de travail est dynamique et la tendance à l’espace de travail ouvert est de nos jours très en vogue. Il s’y dégage une ère de modernité et de confort selon le choix et la noblesse des matériaux de cloisonnement et de décor utilisés. Pour conserver ce modèle en le rendant profitable à tous, aussi bien aux employeurs qu’aux employés, il existe des mesures simples que toute entreprise peut suivre pour optimiser le modèle économique de l’espace de travail ouvert.
Pour ce faire, l’espace de travail ouvert doit être pensé et conçu en plaçant la satisfaction et l’épanouissement de l’acteur de production (l’employé) au centre du projet. Il s’agit entre autre de :
Prévoir des affiches de sensibilisation pour rappeler les comportements à avoir dans un Open Space
Prévoir de panneaux d’isolation phonique entre les différents postes de travail et encoffrement des machines bruyantes, pour améliorer le confort auditif et réduire le stress et la fatigue
Proposer le télétravail quelques jours par mois aux salariés cadre qui le souhaitent afin d’améliorer leur productivité et tenir compte de leurs besoins
Prévoir une ou plusieurs salles de travail ou de réunion isolées de l’Open Space pour favoriser l’émulation des groupes et permettre aux travailleurs qui le souhaitent de s’isoler pour mieux se concentrer
Agencer au moins un espace repos lors des poses
Fixer des règles de vie commune pour que chaque salarié se sente investi et participe non seulement à son propre bien-être, mais également à celui de ses collègues
Investir dans une décoration agréable : être enfermé à tout moment 24h/24 n’est ni stimulant, ni reposant.
Opter pour une bonne luminosité et une bonne aération des espaces.
Créer des espaces de loisir peut considérablement réduire le stress.
Organiser des journées d’information sur le bruit en Open-Space : Prévention des nuisances sonores au travail.
Conclusion :
L’environnement de travail tient une place de choix dans la vie des travailleurs et le développement de l’entreprise. Tributaire du bien être des employés, pour optimiser ses performances, toute entreprise doit leur offrir le meilleur cadre d’expression.
La synthèse des recherches de l’équipe Steelcase, recommande 3 conditions :
La diversité d’espace : tenant compte des différents modes de travail,
La diversité des postures : une gamme de solutions pour s’asseoir, se tenir debout ou bouger, compatibles avec les différentes technologies utilisées-
La diversité de présences : physique et virtuelle,
Ces conditions concourent à la réalisation des six dimensions de la notion de bien-être, à savoir :
Optimisme : Promouvoir la créativité et l’innovation
Pleine conscience : Implication totale
Authenticité : Être soi-même
Appartenance : Se sentir relié aux autres
Sens : Avoir des objectifs
Énergie : Être dynamique et motivé
Dr Bougouma Edith Christianne
Pharm.D, Ph.D. en Santé Publique& Microbiologie
(Certifié en Qualité - Santé - Sécurité – Environnement)
bougouma.cedith@gmail.com
