La formation sur l’archivage physique des documents est cruciale pour la mairie de l’arrondissement n°2 de Ouagadougou. « Nous avons initié cette formation parce qu’il est important de renforcer les capacités des agents de l’état civil, d’abord, pour la qualité du service à rendre, mais également pour la sécurité des documents qui sont rendus. Ensuite, nous avons un problème d’archivage. Il faut que nous arrivions à maîtriser l’archivage électronique des documents qui sont rendus en matière de l’état civil pour leur sécurité et pour leur reproduction en temps opportun », a expliqué le maire Pierre Yanogo.

L’archivage des documents des faits d’état civil reste un défi à relever

Cette activité qui s’étale sur une semaine s’inscrit dans le cadre du Programme fédéral belge de coopération internationale communale (PCIC), un programme qui appuie sept communes et arrondissements burkinabè dans la modernisation du système de l’état civil. Sur le terrain, plusieurs activités ont été menées, mais la phase actuelle du programme s’occupe essentiellement de la délivrance des Actes de l’état civil (AEC), la reproduction des AEC et la construction des sièges de l’état civil.

« Nous sommes en phase de construction de notre siège de l’état civil, financée entièrement par la coopération et qui devrait voir le jour dans les semaines à venir », informe le maire. Pour lui, l’état civil, c’est le cœur de la mairie, parce qu’il délivre le maximum d’actes qui concernent la vie des citoyens. « Les services les plus sollicités, ce sont ceux de l’état civil bien évidemment. Des actes de naissance, de décès en passant par tous les actes intermédiaires, c’est l’état civil qui s’en occupe », précise-t-il.

Les participants

Afin d’améliorer la qualité de l’archivage et la gestion des documents dans les collectivités territoriales, la session de formation se déroulera de façon tournante, jusqu’au 24 juillet 2020. « A Ouagadougou, il y a les arrondissements n°2, 3, 1. Nous avons les communes de Tiébélé, Kombissiri et Gourcy. A Bobo-Dioulasso, nous avons les arrondissements n°4 et 2. Chaque activité est gérée par une commune donnée. Cette fois-ci, c’est l’arrondissement n°2 qui pilote la formation, en collaboration avec la coordination pays de la coopération », a indiqué le maire Yanogo.

Le coordonnateur pays du PCIC, Germain Ouédraogo, a invité les participants à être assidus et ponctuels aux travaux car au terme de la formation qu’ils recevront, ils doivent offrir une meilleure prestation de service aux citoyens.

Revenant sur le programme, le coordonnateur a déclaré qu’il est financé entièrement par l’Etat Belge et géré par l’Union des villes et des communes de Wallonie, une organisation de la société civile. Ce programme intervient dans cinq pays de l’Afrique de l’Ouest, parmi lesquels le Sénégal, la République démocratique du Congo, le Maroc, le Burkina Faso (depuis 2008). La première phase du PCIC était axée sur l’assainissement, l’environnement et la fiscalité.

Remise symbolique de kits de protection

Après la cérémonie d’ouverture, le maire de l’arrondissement n°2 a remis symboliquement aux participants des kits de protection composés de lave-mains, de gel hydro-alcoolique, de masques de protection afin de permettre à ces derniers de travailler dans des bonnes conditions pendant cette période de lutte contre le Covid-19.

Aïssata Laure G. Sidibé
Lefaso.net