Type de contrat : CDI

1. RESPONSABILITES/MISSIONS

Optimiser la gestion de l’activité de la Direction Générale par une assistance administrative et logistique tout en garantissant la confidentialité et la sécurité des informations traitées.

2. DETAIL DES TACHES

2.1. Organisation de l’agenda du Directeur Général
• Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien du Directeur Général (prise de RDV, courriers, e-mails, congés…).
• Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…).
• Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du Directeur Général (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…).
• Préparer les dossiers de réunions/projets/stratégiques, assurer leur distribution et le suivi des points d’action.

2.2. Gestion, suivi et archivage des comptes rendus et documentation
• Réceptionner et trier le courrier pour le présenter au Directeur Général que les informations essentielles.
• Assister aux réunions/conseils/assemblés et en rédiger les comptes rendus.
• Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information).
• Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
• Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…).

2.3. Animation et Communication
• Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports…)
• Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes du Directeur Général).
• Assurer la coordination et le suivi des projets transversaux initiés par la Direction

2.4. Gestion des moyens généraux
• Coordonner et superviser les achats (fournitures de bureau, imprimés, matériels et équipements de bureau) et la gestion des stocks.
• Identifier les besoins en équipements et mobilier, et procéder aux acquisitions nécessaires.
• Coordonner et superviser les démarches administratives liées aux déplacements et missions du personnel.
• Collaborer avec le Département concerné pour l’achat de véhicules et superviser l’entretien du parc de véhicules de l’entreprise.

3. COMPETENCES REQUISES

3.1. Compétence métier
• Connaître les techniques de planification et d’organisation du travail.
• Maîtriser les techniques d’expression orale, écrite et téléphonique.
• Savoir utiliser les outils et logiciels bureautiques usuels (Word, Excel, Power point).
• Avoir des compétences en gestion de projets pour coordonner efficacement les tâches et les délais.
• Être à l’aise avec les logiciels de communication (ex. : Teams, Zoom) pour faciliter les échanges internes et externes.
• Avoir une bonne maîtrise des outils de reporting et de présentation pour synthétiser les informations clés.
3.2. Compétences comportementales
• Être proactif dans la gestion des priorités et des imprévus ;
• Faire preuve d’empathie et de diplomatie dans les interactions avec les différents interlocuteurs.
• Avoir une attitude positive et motivante pour contribuer à une ambiance de travail agréable.
• Savoir gérer le stress et travailler sous pression tout en maintenant la qualité du travail.
• Faire preuve d’esprit de synthèse et d’analyse.
• Avoir le sens de la confidentialité.
• Avoir des compétences en communication (aisance relationnelle, capacités rédactionnelles).
• Être orienté client.
• Respecter les femmes et les hommes.
• Être agile et avoir le sens de l’innovation.
• Avoir la culture de la performance et du résultat

4. DIPLOMES ET EXPERIENCES REQUIS

4.1. Formation
• Bac+3/4 en assistanat de direction ou BTS+ 5 ans d’expérience

4.2. Expérience
Minimum 5 ans dans l’assistanat de cadres dirigeants ou BTS+ 8 ans d’expérience dont 5 dans l’assistanat de cadres dirigeants
Une expérience de la gestion des Ressources Humaines

5. Composition du dossier de candidature :
–  Une demande, adressée à Monsieur le Directeur Général précisant le poste ;
–  Une lettre de motivation ;
–  Une photocopie légalisée de la CNIB ;
–  Une photocopie légalisée du diplôme exigé ;
–  Une ou des copie (s) de documents ou d’actes attestant l’expérience du candidat ;
–  Un curriculum vitae (CV) actualisé, daté et signé.

Le dossier de candidature sera déposé, sous pli fermé, au 4ème étage à la Caisse des Dépôts et d’Investissements du Burkina Faso (CDI-BF) à Koulouba (en face de DHL) ou envoyé par e-mail à l’adresse suivante : jepostule2025@gmail.com

–  Horaires de dépôt des dossiers : tous les jours ouvrables de 8h00 à 12h30 et de 13h30 à 16h30,

–  Période de dépôts des dossiers : du mercredi 19 au vendredi 28 février 2025 à 16h30.

NB. Le recrutement se déroulera en deux phases qui sont : Une présélection sur dossier et un entretien devant un jury.
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour l’entretien.
Une enquête de moralité sera diligentée par les services compétents à l’endroit des candidats retenus.

Le Responsable