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Comment anticiper les risques et les conséquences d’une inondation dans votre entreprise ?

Publié le lundi 23 septembre 2024 à 10h49min

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Comment anticiper les risques et les conséquences d’une inondation dans votre entreprise ?

L’urbanisation associée aux effets du changement climatique, à la croissance démographique et à l’exode rural, pourrait être la cause de l’augmentation des surfaces imperméables et pourrait aggraver les risques d’inondation. Et pourtant, les entreprises ne sont pas forcément conscientes qu’elles soient particulièrement vulnérables.

Le Plan de Continuité des Activités (PCA) est un moyen de prévention qui permet d’éviter qu’une inondation ne bloque ou ne retarde les activités. Il permet donc à une Entreprise publique ou privée de continuer à fonctionner en période de crise. Toute Entreprise peut donc avoir recours un jour ou l’autre à un PCA. En effet, aucune Entreprise n’est à l’abri d’une situation de crise, qu’elle soit causée par un phénomène naturel ou pas [1].

Le PCA élaboré ne servira peut-être pas dans les semaines suivant immédiatement sa validation par la Direction générale. Mais il doit être intégré aux processus organisationnels et décisionnels ou aux processus de gestion du risque. Ensuite, il faut régulièrement assurer son actualisation et maintenir les équipes opérationnelles de manière à permettre à l’Entreprise de réagir rapidement et efficacement lors de la survenue d’une inondation.

L’objectif est d’assurer la mise en veille active du PCA qui passe d’abord par l’information de tous, puis, la formation des employés chargés de sa mise en œuvre, ensuite, le test et l’amélioration au moyen d’exercices pratiques et enfin, par sa mise à jour régulière.

Le but est d’anticiper une éventuelle cessation d’activité ou un retard de reprise ; et il ainsi primordial d’élaborer une stratégie à mettre en place dans de telles circonstances.

Avez-vous déjà imaginé les conséquences d’une inondation ?

En général, on pense avant tout aux conséquences immédiates et directes : risques au niveau des ressources humaines, des activités interrompues, de la baisse des chiffres d’affaires, des bâtiments et matériaux endommagés, des stocks endommagés ou détruits, des travaux de nettoyage, des travaux de maintenance et de réfection ...

Mais il ne faut pas sous-estimer les effets indirects possibles : perte de clients, impacts relationnels avec les partenaires, dégradation de l’image de marque de l’Entreprise...

L’inondation peut également entrainer des impacts psychologiques à court, moyen, et même à long terme. Les Managers et les employés peuvent en être affectés, réduisant leur capacité de travail.

Il est donc primordial pour le responsable d’Entreprise de limiter l’impact d’une inondation. D’où la nécessité de la mise en place d’un guide ou une procédure (c’est-à-dire, dispositif formalisé par un document) qui permet de prévenir et d’assurer le maintien des activités essentielles de l’Entreprise en cas de catastrophe ou de sinistre grave comme une inondation ou un incendie ; mais aussi, en cas de cyber-attaque, terrorisme, défaillance informatique, pandémie, problème d’approvisionnement, ou encore pour ce qui concerne le personnel qualifié, les départ ou décès. Cependant, notons que ce guide doit être connu par tous les employés et les membres de la cellule de crise ; d’où la nécessite d’une formation continue et une mise à jour régulière de ce guide.

Le PCA planifie notamment un mode de fonctionnement progressif jusqu’à la reprise normale des activités. Cependant, avant d’élaborer le PCA pour votre Entreprise, il est indispensable que vous analysiez votre vulnérabilité.

Votre site est-il inondable ? Et si oui, par quel type d’inondation ?

Les responsables d’Entreprises se doivent de :

  Se renseigner sur l’historique des inondations dans la zone d’implantation de l’Entreprise. Et cela, en consultant les documents disponibles sur les risques majeurs, les plans disponibles, les programmes ou plan d’actions de prévention contre les inondations ...

  Consulter si disponibles, les plans de prévention des risques d’inondations. Et faire si possible des enquêtes de terrain ;

  Consulter leur assureur afin de se rassurer si le processus de prévention peut être réalisé de concert avec l’assurance.

Quel sont les mesures de prévention avant le risque d’inondation ?

  Consultez le plan de prévention des risques inondation et identifier les mesures possibles ;
  Aménager une zone refuge hors d’eau pour assurer la sécurité des personnes (employés, et clients...), permettre leur évacuation par les secours et y stocker matériels, machines et activités critiques ;

  Bloquer portes et fenêtres (batardeaux, sacs de sable, barrières anti-inondations...) pour limiter ou retarder la pénétration de l’eau dans les bâtiments ;
  Déterminez à quel niveau d’eau les activités doivent être interrompues ;
  Adaptez le système d’évacuation d’eau ;

  Investir dans un groupe électrogène et dans des pompes à eau ;
  Avisez l’ensemble des salariés des mesures à prendre en cas d’inondation ;
  Prévoyez-les objets /appareils / outils qui seront indispensables lors de l’inondation (cordes, leviers, sacs plastiques, briques, sable, planches...) ;
  Former le personnel dédié à cette activité.

Comment définir le Plan de Continuité d’Activité ?

Réduire la vulnérabilité de son Entreprise consiste depuis des années à établir un plan permettant à l’Entreprise d’être la moins impactée possible lors d’une catastrophe naturelle.

ISO 22301 : la Norme de Continuité des Activités

La norme de continuité des activités a été publiée en 2012 et révisée en 2019, ISO 22301, Sécurité et résilience – Systèmes de management de la continuité d’activité – Exigences, est une norme internationale consacrée à la mise en œuvre et à la mise à jour de plans, de systèmes et de processus efficaces pour aider les Entreprises à assurer la continuité de leurs activités [2].

ISO 22301 s’applique à toutes les Organisations et Entreprises et rassemble les meilleures pratiques au monde afin de les aider à répondre efficacement aux perturbations et à reprendre rapidement leurs activités [2].

Selon la norme ISO 22301 l’Entreprise doit :

 Identifier les menaces potentielles pour elle et leurs impacts [3] ;

 Fournir un cadre pour construire sa résilience, avec une capacité de réponse efficace préservant les intérêts de ses principales parties prenantes, sa réputation, son image de marque et ses activités productrices de valeurs [4].

Quel est l’objectif d’un Plan de Continuité d’Activité ?

Le PCA vise en priorité à mettre en sécurité les personnes et les biens, et à restaurer les moyens de production de l’Entreprise. Certaines solutions de secours peuvent aller jusqu’à la fermeture d’une partie du site, de l’industrie ou de l’Entreprise ou même un repli sur un autre site. Certains enjeux économiques et financiers s’ajoutent aux mesures d’urgence : le PCA permet également de préserver la qualité de vie des travailleurs, la relation de confiance des clients, des fournisseurs et d’anticiper les pertes et surcoûts d’exploitation.

Comment réaliser un Plan de Continuité d’Activité ?

Quel que soit le type d’activité ou bien la taille de l’Entreprise, le PCA doit être mis en place et géré par une équipe dédiée qui pilote et anime sa mise en œuvre en cas de crise. Son élaboration et mise en œuvre passe par différentes phases. Cependant, si la taille ou les ressources de votre Entreprise ne permettent pas une telle organisation, le PCA mérite toutefois d’être intégré dans le Système de Management de la Qualité pour pouvoir faire face aux crises et aléas, quoi qu’il arrive.

 Déterminer les activités critiques

Identifiez les activités essentielles et les ressources humaines et matérielles nécessaires pour continuer les activités de l’Entreprise.

 Identifier et gérer les risques prioritaires

Déterminez les temps d’arrêt maximum supportables de chaque activité pour prioriser les actions, et choisissez les scénarios de crise adaptés pour les besoins de Continuité de l’Activité.

 Définir la stratégie de continuité

Pour chaque métier critique, décrivez les mécanismes de fonctionnement en mode dégradé (repli sur un autre site, partenariat, sous-traitance...), le niveau de service à restaurer et les délais. Identifiez l’ordre de priorité de reprise des activités jusqu’au retour à la normale.

 Faire évoluer le plan

Le PCA doit être mis à jour régulièrement. Il doit aussi faire l’objet de tests réguliers, d’exercices de validation et de maintien à niveau afin de tenir compte des évolutions de l’Entreprise.

Le PCA doit être élaboré avec le personnel technique parce qu’ils sont les mieux placés pour apprécier les risques et leurs conséquences. La Direction doit s’impliquer activement dans l’élaboration du PCA et s’engager fortement dans son suivi.

Comment rédiger un Plan de Continuité d’Activité ?

Le PCA doit être comme un concept, un guide ou une procédure. La mise en place d’un PCA est donc une étape essentielle car ce document va décrire la démarche ayant conduit au choix de la stratégie de continuité et les réponses aux différents scénarios de crise retenus [2].

Il s’agit de préciser simplement les moyens, outils et les procédures mises en œuvre par l’équipe de crise en fonction des dispositifs du PCA [2].

Le PCA doit être facilement accessible et mis en œuvre en situation d’urgence, compréhensible par tous les membres de l’équipe de crise. Il doit être aussi susceptible d’être modifié selon les contextes pour évoluer.
Imaginer une Entreprise ayant un PCA sur papier, qui n’est pas connu par le personnel, et même, par une partie de l’équipe de la cellule de crise ?

Imaginer une Entreprise dont les membres de la cellule de crise ne sont pas connus par le personnel ?

Imaginer une Entreprise dont les membres de la cellule de crise ne sont pas formés et donc, ne connaissent pas leur mission ?

En cas de crise, une Inondation par exemple ce PCA ne pourra pas être mis en œuvre par les membres de la cellule ; cela devrait en principe amener l’Entreprise à prendre conscience de la situation, à former les membres et tout le personnel et à faire des tests afin de mettre son PCA à jour.

Cependant, pour une Entreprise n’ayant pas une Culture Qualité, elle tenterait de produire un rapport après la crise pour juste pouvoir l’archiver ou pour se voiler la face en cas d’audit.

Quand déclencher un Plan de Continuité d’Activité d’inondation ?

Les signes précurseurs d’une inondation sont en principe prévisibles.

Si les indicateurs confirment l’imminence d’une inondation, appliquez les premières mesures de prévention et de protection.

La décision de déclencher le PCA peut faire suite aux consignes de l’État pour le pays, de la région …. Sinon, c’est à chaque Entreprise de décider du seuil de déclenchement de son PCA en fonction de l’évolution de la situation et de sa propre vulnérabilité aux inondations.

Comment faire vivre le Plan de Continuité d’Activité (en attendant l’inondation) ?

La mise en veille active d’un PCA élaboré repose sur cinq éléments principaux.

1) L’intégration du PCA dans le fonctionnement “normal” de l’Entreprise et dans ses processus de gestion globale du risque. Elle est à envisager dès le début de la démarche et il faut, lorsqu’elle se termine, vérifier la cohérence et la bonne articulation des deux systèmes de procédure. De plus, les responsabilités au regard de la mise en œuvre du PCA, de sa mise à jour, qui sont associées à des postes particuliers ou à des individus identifiés doivent être clairement mentionnées dans les fiches de poste.

2) L’information et la formation des équipes

Le développement d’une culture du risque au sein de l’Entreprise est le meilleur moyen pour que chacun de ses employés se sente concerné et prenne en charge la mise en veille active du PCA. L’information seule n’est pas suffisante, il faut également former les employés aux tâches particulières qu’ils auront à réaliser lors de l’activation du PCA.

3) La mise en pratique par des exercices permettra :

 De tester les processus mis en place, les articulations entre les différentes Directions, entre le PCA et la gestion de crise, etc. ;

 Aux employés d’appréhender et de pratiquer les réflexes à avoir en cas de crise ;

 De donner un espace d’évaluation de la performance du PCA et de sa mise en œuvre et ainsi la possibilité de l’améliorer et de l’adapter à la réalité.

4) La mise à jour régulière, sous l’impulsion de la Direction, permettra à chacun de sentir la volonté forte et ainsi au personnel d’anticiper la survenue d’une catastrophe majeure et d’en réduire l’impact négatif sur le fonctionnement de l’Entreprise et le service rendu à la société. Cela donnera également aux employés un outil adapté et réadapté chaque fois que nécessaire, donc efficace.

La Direction doit s’assurer que les personnes responsables du PCA sont en mesure de remplir leur rôle en leur fournissant l’autorité, le temps, la formation, les ressources et les compétences nécessaires pour assumer leurs responsabilités. Mettre en action un PCA a un coût qui doit être évalué et anticipé pour éviter les dysfonctionnements au moment où il sera nécessaire d’être réactif.

5) Faire vivre le Plan de Continuité d’Activité

Le plan d’information et de formation doit intégrer le système des procédures internes dans le domaine en vigueur au sein de l’Entreprise. La partie “faire vivre le PCA” peut également constituer un chapitre ou une annexe du PCA. Elle doit comporter le planning d’information et de formation des équipes, le détail des exercices à réaliser et leur calendrier, ainsi que le planning de mise à jour ; … tout en rappelant à qui incombe la responsabilité de chacune de ces tâches [3].

 Notons que l’efficacité d’un agent en cas de crise sera conditionnée par une bonne connaissance des nouvelles tâches liées à la crise qui lui seront confiées, ce qui implique qu’il ait auparavant été informé de ces tâches et éventuellement formé à leur accomplissement. L’idéal étant qu’il puisse s’y exercer préalablement.

 Rappel de la structure de la démarche : représentation schématique des grandes étapes de l’élaboration et de la mise en œuvre du PCA
 Phase préliminaire : établissement du pilotage et de l’animation
 Qui pilote ?
 Qui anime ?
 Qui produit ?
 Selon quel calendrier ?
 Avec quels moyens ?
 Avec quels outils ?
 Détermination des scénarios d’inondation
 Quelle est la nature du phénomène ?
 Quelle est l’emprise de l’inondation ?
 Quelles sont les hauteurs d’eau et leur répartition spatiale ?
 Quel est le délai d’alerte ?
 Quelle est la durée de l’inondation ?
 Choix des missions prioritaires
 Quels seront alors ses besoins prioritaires ?
 Quelles sont les attentes de l’Entreprise, des partenaires, des bénéficiaires du service offert ?
 Quels sont leurs besoins ?
 Quelles sont les missions à renforcer, maintenir ou à stopper ?
 Quelles sont les nouvelles missions qui pourraient échoir à l’Entreprise ?
 Analyse des besoins et des ressources disponibles pour réaliser les missions prioritaires [3]
 Disponibilité du personnel ?
 Vulnérabilité de l’outil de travail ?
 Vulnérabilité des flux, réseaux & communications ?
 Détermination des orientations et objectifs pour l’élaboration du Plan de Continuité d’Activité
 Quelles réponses les membres de la cellule veulent-ils apporter aux questions et problèmes relevés lors de l’analyse de sa vulnérabilité à l’inondation ?
 Opérationnalisation du Plan de Continuité d’Activité
 Opérationnalisation des recommandations du document d’orientation : Plan d’Action ;
 Elaboration des outils du PCA.
 Faire vivre le Plan de Continuité d’Activité
 Information et formation des équipes ;
 Réalisation d’exercices de mise en pratique ;
 Mises à jour régulières du PCA.

Pour conclure,
 Nous devons nous assurer que certaines propositions inscrites dans le PCA pourront être déployées avec efficacité en cas de sinistre (utilisation d’un site Back up, d’une machine de secours, d’un équipement de secours, remplacement d’un employé -clé défaillant…), il est important de les tester dès le départ ou très en amont.

Nous devons toujours mettre à jour le PCA ; car un PCA n’a pas vocation à finir au fond d’un tiroir comme c’est le cas souvent dans beaucoup de nos Entreprises. Il doit être actualisé pour tenir compte de l’évolution de l’Entreprise et des risques qui pèsent sur elle. Notons en effet que l’Entreprise et les risques qu’elle encourt évoluent en permanence. Le PCA étant là pour y répondre et être efficace, il doit donc être mis à jour régulièrement pour prendre en compte [4] :

Les nouveaux risques qu’engendre l’évolution de l’Entreprise (modification de l’organigramme, changement de d’organisation, d’activité…) ;

L’évolution des priorités (développement de l’export, renforcement d’une activité jusque-là secondaire…) ;

Le changement du personnel (prendre en compte les nouveaux métiers, départ de certains employés ou recrutement de nouveaux collaborateurs, identifier les nouveaux hommes-clés…) ;

L’évolution des ressources sur lesquelles l’Entreprise peut compter en cas de crise (changement de local de stockage, de certains matériels, changement de matériel et donc des conditions d’utilisation…) ;

 Les leçons tirées d’un récent sinistre (modification des processus, procédures et guide initialement envisagées…).

Généralement, un PCA est mis à jour tous les 2 à 3 ans.

 Les membres de la cellule de crise doivent être connus par tout le personnel de l’Entreprise.

 Un PCA doit être toujours disponible.

En effet, en cas de sinistre, le PCA doit être accessible rapidement et facilement par tous les membres de la cellule de crise qui sont désignés pour sa mise en œuvre.

Aussi, le PCA et ses annexes doivent être :
Archivés dans des endroits connus par ces personnes ;
Tenus à jour ;
Traduits dans d’autres langues, si besoin ;
Archivés dans un lieu à l’abri des sinistres.

Références
1. Pourquoi et comment élaborer un plan de continuité d’activité - Indeed, https://fr.indeed.com/conseils-carrieres/developpement-personnel/plan-continuite-activite.
2. PCA et inondation en entreprise | Allianz, https://www.allianz.fr/assurances-professionnels-entreprises/mon-activite/assurer-mes-biens/conseils-pratiques/plan-continuite-activite-pca.html.
3. Bâtir un plan de continuité d’activité d’un service public, https://www.cepri.net/tl_files/pdf/guidepca.pdf.

Recommandations pour la réalisation d’un plan de ... - gouvernement, https://mint.gouvernement.lu/dam-assets/circulaires/2020/janvier-juin/3782-Guide-PCA.pdf.

Dr Bougouma Edith Christiane
Pharm., PhD. Santé Publique et Microbiologie
(Certifiée en Management de Qualité -Santé-Hygiène
Sécurité-Environnement ;
Management des Risques et Management stratégique)
BECqualityculture@gmail.com

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