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Management des Entreprises par les Processus

Publié le dimanche 7 juillet 2024 à 19h00min

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Management des Entreprises par les Processus

Dans le Management par les Processus, on tend à rechercher une meilleure approche pour mieux gérer la Qualité dans une structure. La démarche Processus est de loin l’outil le plus efficace pour apporter cette transversalité, aligner les systèmes et l’entreprise tout entière vers des objectifs stratégiques préalablement bien définis. Toute Entreprise fournissant des produits et/ou des services à ses clients exécute des processus au quotidien. Malheureusement, seul un petit nombre d’entre elles en tire toute la plus-value.

L’approche Processus s’inscrit dans une démarche globale de l’Entreprise. Cette approche bien spécifique vise à morceler les activités d’une grosse entité comme une entreprise en noyaux plus petits, c’est-à-dire les processus. L’entreprise apparaît dès lors comme un ensemble complexe de processus inter-reliés. Cependant, l’approche processus doit être en lien avec le projet stratégique de l’entreprise, qui repose sur trois éléments : la mission, la vision et les valeurs.
C’est la vision processus qui va du besoin du client à sa satisfaction. Ce socle permet de donner du sens et d’impliquer l’ensemble du personnel dans la démarche.

Les Objectifs du Management par les processus

D’une manière générale, on pourrait retenir que le Management par les Processus a deux (2) utilités majeures :
 La Maitrise des Processus : cette maitrise passe par une définition simple et claire de l’Entreprise, avec une identification et clarification des tâches et des responsabilités de tout un chacun [1]. La maitrise des Processus passe aussi par la définition d’objectifs et d’une mesure des résultats attendus.
 L’Amélioration des Processus : cette amélioration porte principalement sur les Processus essentiels et stratégiques de l’Entreprise. Dans cette approche, on cherche principalement à faire de la performance, l’efficacité et de l’optimisation, une véritable source de motivation.
Définir les étapes responsabilités
Pour définir cette démarche de Management par les processus, il faut commencer par identifier et définir les responsabilités associées. Or, la notion de responsabilité n’est pas intuitive ni innée pour tout le monde surtout par la la direction.

Les principaux acteurs de la démarche processus

La Direction

Si vous avez une casquette de Responsable Qualité, nommé selon vos compétences vous allez sans doute être la personne idéale pour animer la démarche. Mais vous ne sauriez gérer ce projet tout seul. Vous aurez besoin d’être soutenu par tout le personnel et surtout, par la Direction de votre entreprise, qui doit être impliquée. En effet, étant le sponsor de la démarche, la direction doit être bien impliquée (mais surtout, veillez à ne pas imposer des amis) dans la désignation des pilotes d’activités.

Les Pilotes /Co-Pilotes de Processus

Les différents pilotes de processus doivent suffisamment avoir une culture d’entreprise et une culture qualité et aussi, avoir un niveau hiérarchique et une motivation suffisante pour : Participer à la démarche processus ;
 Mieux comprendre le processus ;
 Être acteur actif de cette approche ;
 Impliquer leurs activités dans cette démarche de documentation et d’amélioration continue des processus.

L’animateur de la Démarche Management par les Processus

L’animateur de la démarche, qui est donc souvent le Responsable Qualité, identifie qui seraient les pilotes/co-pilotes les plus pertinents pour démarrer le projet dans la meilleure dynamique et aussi, motiver les autres à suivre le mouvement par la suite ; c’est pour cela que tout entreprise ayant une culture qualité devrait toujours nommer la bonne personne à la bonne place. Parce que, même si la mise en place de la Démarche de l’Approche Processus commence généralement par un projet pilote, au sein d’une ou deux activités par exemple, elle a ensuite pour mission à être généralisée au sein de toute l’Entreprise [1]. C’est pour cette raison que les personnes désignées devraient être des personnes ressources motivées ayant une Culture Qualité et une Culture d’Entreprise avancée car seront les guides de l’équipe. Retenons cette citation de Steve Jobs ‘’Les meilleures choses qui arrivent dans le monde de l’Entreprise ne sont pas le résultat du travail d’un seul homme. C’est le travail de toute une équipe’’. C’est l’animateur qui coordonne et assure la cohérence de l’ensemble. C’est également lui qui fait les reportings et les rapports réguliers au comité de Direction, notamment lors du rendez-vous incontournable de la revue de Direction.

Le représentant Système de Management de la Qualité

Évidemment, si vous vous appuyez sur un Système de Management Intégré (SMI), nous vous préconisons d’avoir au moins un référent formé au Système de Management, qui pourra vous aider à mettre en place techniquement et au fur et à mesure cette documentation et cette optimisation des processus. Il sera également une personne ressource donc d’une grande aide quand l’Entreprise passera en mode Amélioration Continue afin de programmer les actions de revue et les notifications y afférentes [1].

Lorsque l’organisation est identifiée et mise en place, l’étape suivante consiste à lancer la Cartographie des Processus, en veillant à ne surtout pas modéliser ce que l’on voudrait faire dans le future, mais à décrire l’existant. Même si toute Entreprise aspire à un idéal, elle doit s’efforcer à décrire ce qui est fait et non ce que l’on voudrait faire dans le futur, car cela vous rattrapera dans la mise en œuvre. En tant que tel, le rôle d’un Système de Management de la Qualité (SMQ) est d’identifier et de définir les meilleures procédures pour chaque poste et chaque processus tout en tenant compte de leurs utilités et de la qualité optimale qu’elles apportent au résultat considéré.

L’approche processus a donc pour objectif de permettre aux Entreprises de développer leur propre méthodologie pour déployer cette approche et non de vouloir copier un système qui ne correspond pas à la réalité du terrain. Retenons donc que lors de la mise en place de l’approche processus, il faut toujours modéliser l’existant et non ce que l’on voudrait avoir. Cette étape parfois déconsidérée par les entreprises est pourtant cruciale pour la suite ! Il revient donc à chaque responsable Qualité ayant une fonction centrale de promouvoir une Culture Qualité dans son Entreprise et montrer à la gouvernance que l’implémentation d’une Démarche Processus engendre pour les Entreprises un retour sur investissement significatif et rapide, en permettant une meilleure productivité des équipes.

En résumé, un Système de Management par les Processus est une des composantes du Management global de l’entreprise. Il consiste à mieux maitriser, comprendre et à formaliser le mécanisme et l’organisation interne d’une Entreprise à travers l’identification claire des Processus et de leurs interrelations [3]. La gestion et la Maîtrise des Processus est basée sur la mise en œuvre de Bonnes Pratiques de Travail, d’une Culture d’Entreprise et une Culture Qualité et sur la connaissance des finalités de chaque Processus. Le Management des Processus s’appuie donc, non seulement sur cette maîtrise totale, mais aussi sur l’attribution de la responsabilité et l’amélioration des performances. [2]

Définition :
1) Processus : Le processus est un ensemble d’activités corrélées ou en interaction qui transforme des éléments d’entrée en éléments de sortie. [3] C’est un système d’activités utilisant des ressources pour convertir des éléments d’entrée en éléments de sortie.
2) L’approche processus : L’approche processus est une méthode visant à décomposer les activités étape par étape pour en étudier le fonctionnement et leurs interactions afin d’améliorer l’organisation de l’entreprise. [4]
3) Management par les Processus : On définit par management par les processus une manière de gérer une entreprise en l’orientant vers le client en considérant toutes les activités de manière indépendante. Ainsi, le management par les processus vise à améliorer la performance globale d’une entreprise grâce à une quête permanente de collaboration. [5]
Reference
1. Management des processus dans le secteur public - PYX4, https://pyx4.com/blog/management-des-processus-dans-le-secteur-public/.
2. Le management par les processus, par Yvon Mougin, https://www.knowllence.com/blog-risk-management/le-management-par-les-processus-yvon-mougin.html.
3. Définition Processus Qualité ISO 9001 - Certification QSE, https://www.certification-qse.com/definition-processus-qualite-iso-9001/.
4. Comprendre l’Approche Processus - strategik.net, https://www.strategik.net/blog-iso-9001/comprendre-approche-processus/.
5. Qu’est-ce que le management par les processus - Nicomak, https://www.nicomak.eu/quest-ce-que-le-management-par-les-processus/.

Dr Bougouma Edith Christiane
Pharm.D, Ph.D. en Santé Publique et Microbiologie
(Certifiée en Management de Qualité - Santé- Hygiène
– Sécurité -Environnement et Management Stratégique
BECqualityculture@gmail.com

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Messages

  • Merci encore une fois Docteure Bougouma...
    Chaque fois que l’oreille a l’occasion d’aller à l’écoute,nous irons car l’apprentissage est un bien très précieux que nous devons songer à chaque fois chercher à améliorer ou réinitialiser les connaissances apprises... Peace

  • Merci pour cet article fort intéressant qui a n’en point douté pourra être d’un grand apport a celles et ceux qui oeuvrent dans l’entrepreunariat.

  • Merci beaucoup pour cet article qui a n’en point douté sera d’une grande utilité a tous ceux qui oeuvrent dans le domaine de l’entrepreneuriat !

  • Bravo à toi !
    Cet article n’en est pas un de trop ; non ! il vient juste à point nommé, car nos entreprises ont besoin de s’en inspirer pour s’améliorer, à la grande satisfaction des clients !
    Alors, chères entreprises, n’hésitez pas à vous investir dans cette démarche "Management par les Processus" , et à vous en approprier !

  • Merci Dr Bougouma pour le partage de ces précieuses informations sur ce sujet combien difficile à appréhender. Cette difficulté se vit surtout dans le secteur public dont le culture et l’organisation nécessite une certaine créativité pour pouvoir manager par processus.
    Merci aussi pour les ressources documentaires que j’ai pu télécharger pour exploitation. "Celui qui donne reçoit toujours", d’une manière ou d’une autre.
    Bon vent à vous !!!

  • Merci grandement l’Afro-optimiste pour le message et surtout pour ton soutien constant !
    Parfaitement d’avis avec toi que ‘’l’apprentissage est un bien très précieux que nous devons songer à chaque fois chercher à améliorer ou réinitialiser les connaissances apprises’’
    En effet, nous savons que l’apprentissage en continu est la clé pour demeurer sur la voie du succès et du progrès tant, pour les formateurs, apprenants et employés, que pour les Entreprises.
    Cependant, réussir son apprentissage est aussi une question d’attitude. Il faut savoir que l’on ne sait pas et doit toujours continuer à apprendre. C’est un état d’esprit, une posture mentale qui nécessite une certaine forme d’humilité et de sincérité. Il faut que l’on accepte de se remettre en question, de lire, se former ou demander de l’aide et du soutien, lorsque nécessaire ».

  • Reponse message Dr Kargougou
    J’aimerais simplement te remercier d’avoir pris le temps une fois de plus pour lire mon article et faire un commentaire. J’invite vraiment les responsables d’entreprises et le futur entrepreneur à s’intéresser au management par les processus ; nous recherchons la meilleure approche pour gérer la qualité au sein de la structure.

  • Reponse Message Mme Ida Rachel
    Merci pour votre commentaire positive.
    Le management est un pilier pour la réussite de toute entreprise. Il assure la cohésion, l’efficacité et la prospérité de l’entreprise
    L’entreprise déploie son activité dans le but de répondre à la demande d’un marché et aux exigences d’un client. Donc, bien répondre à cette demande nécessite de fournir des produits ou des services répondant à des critères importants de qualité. L’amélioration globale d’une Entreprise passe nécessairement par un système de management de la qualité. Alors, faisant partie intégrante de la norme ISO 9001, le management des Entreprises par les processus devient une nécessité.

  • Reponse Message Dr Millogo
    Merci Dr Millogo ! J’aimerais simplement te remercier pour le commentaire qui m’encourage à continuer à écrire !
    En effet, cette difficulté est vécue dans la plupart de nos entreprises (secteur public et secteur privée). Cependant, j’admets que cela se ressent plus dans l’administration publique. Les maux qui minent les services publics sapent dangereusement les bases des missions régaliennes de l’État et avec elles, l’unité nationale. Dans ces conditions, il urge d’accélérer le positionnement de la Démarche Qualité au cœur du système de mise en œuvre des politiques publiques et partant, de l’administration publique.
    Cela urge vraiment car, par les prestations et les services qu’elle rend aux citoyens, l’administration publique joue un rôle aussi indéniable que prépondérant dans le développement économique, social et culturel de nos sociétés.
    Malheureusement, le secteur public burkinabè est encore miné par d’innombrables problèmes entravant sa bonne marche. Sous nos tropiques, il n’est rare d’entendre des directeurs comme de ses collaborateurs, parlant de l’administration publique des propos du genre : « ce n’est pas le champ de mon père ». Cette expression, reflet de la mentalité contreproductive de ceux et celles qui animent notre administration, traduit le degré de sa déstructuration.
    (Je t’invite a lire ou relire ma publication ’’La démarche qualité : Clef de voûte de la performance et de l’efficience des services publics ’’ https://lefaso.net/spip.php?article107871)
    Toutefois, je tiens à féliciter une fois de plus,
    @ le Ministère de la Santé et de l’Hygiène Publique sous le Leadership du Ministre, Dr Robert Lucien KARGOUGOU pour :
    - sa belle initiative de la création du Référentiel Étalon santé. Le Prix « Étalon Santé » célèbre l’excellence dans le secteur de la santé au Burkina Faso ;
    - avoir organisé récemment, la nuit du PALMARES sous le thème : « L’Humain au cœur des soins, le Ministère de la santé et de l’Hygiène Publique renforce son Leadership ».
    @ Dr W. Félicité NANA, Directrice de la Direction de la qualité des soins et de sécurité (DQSS) pour l’organisation de la nuit du PALMARES et son leadership qui a permis la certification ISO 9001/2015 (DQSS) en 2023.
    A toi ma Jumelle Qualité,
    𝖤𝗇𝗌𝖾𝗆𝖻𝗅𝖾, 𝗇𝗈𝗎𝗌 pouvons améliorer la qualité des services !
    Ensemble, nous pouvons changer le système !
    𝖤𝗇𝗌𝖾𝗆𝖻𝗅𝖾, 𝖼𝗈𝗇𝗍𝗂𝗇𝗎𝗈𝗇𝗌 𝖺̀ 𝗇𝗈𝗎𝗌 𝗌𝗈𝗎𝗍𝖾𝗇𝗂𝗋 𝗆𝗎𝗍𝗎𝖾𝗅𝗅𝖾𝗆𝖾𝗇𝗍 !

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