Intitulé du poste : Assistant Administratif et Opérations

Type d’emploi : Temps plein

Nombre de postes : un (01)

Lieu d’affectation : Ouagadougou (Burkina Faso)

Mode de recrutement : recrutement externe

Contexte :

Creative Associates International est une entreprise dynamique en pleine croissance opérant dans le développement international et spécialisée dans l’éducation, la croissance économique, les institutions démocratiques et la stabilisation. Basée à Washington D.C., Creative a une présence sur le terrain dans plus de 25 pays avec un important portefeuille clients qui comprend, entre autres, l’Agence Américaine pour le Développement International (USAID) et le Département d’État des États-Unis. Depuis sa création en 1977, Creative a acquis une solide réputation parmi ses clients. Elle est très appréciée aussi bien de ses concurrents que de ses partenaires.

Résumé du projet :

Creative Associates International met en œuvre du projet de Gouvernance Inclusive pour la Résilience (IGR) de l’USAID au Burkina Faso. Ce programme quinquennal s’efforcera de modifier le paradigme de la gouvernance en passant d’un modèle d’offre et de demande à un modèle de responsabilité partagée et de réussite partagée. Tout en travaillant avec les institutions de l’État pour faire avancer la décentralisation, nous soutiendrons les acteurs locaux pour qu’ils cocréent des feuilles de route au niveau communal pour la résilience. Le programme IGR/USAID au Burkina Faso travaillera au niveau local en partenariat avec les organisations locales, dans les régions du Sahel, du Centre Nord, de l’Est, du Nord, du Centre-Ouest, du Centre-Sud, des Hauts-Bassins et des Cascades.

Résumé du poste :

L’Assistant-e Administratif-ve et Opérations est chargé(e) d’aider à répondre à toutes les facettes des besoins quotidiens du projet en matière de gestion administrative et des opérations.

Hiérarchie et supervision :

L’Assistant-e Administratif-ve et Opérations est placé-e sous la supervision du Responsable des opérations.

Principales Responsabilités :

• Accueillir et orienter les visiteurs du Projet conformément aux règles de Creative ;

• Rédiger les courriers, emails et autres documents demandés par la hiérarchie ;

• Réceptionner les courriers, les enregistrer et les transmettre à leurs destinataires ;

• Gérer les appels téléphoniques du Projet ;

• Gérer et organiser l’agenda de la hiérarchie ;

• Participer à l’organisation des réunions, ateliers et rencontres du Projet ;

• Aider à tenir des dossiers complets sur les achats, y compris les sollicitations, les propositions, les évaluations, les documents d’attribution, les contrats officiels et la correspondance sur tous les achats, conformément aux politiques et à la législation locale ;

• Aider à vérifier l’approvisionnement en fournitures en fonction des besoins du projet

 ;

• Aider à traiter les achats conformément aux règles et règlements respectifs ;

• Soutenir le Responsable des opérations dans toutes les tâches et fonctions liées aux opérations ;

• Assurer la gestion de la petite caisse ;

• Aider l’équipe des opérations dans la vérification et numérisation des documents avant l’établissement des demandes de paiement à soumettre à l’équipe des Finances ;

• Vérifier les fiches de contrôle quotidien des véhicules du projet et le suivi du kilométrage et et télécharger les documents des véhicules (log book, fiche d’entretien…) sur SharePoint ;

• Veiller au respect de la numérotation des correspondances, au classement et à l’archivage des documents du Projet ;

• Remplir les documents relatifs à l’approvisionnement, recueillir les devis pour les biens et services, saisir les informations relatives à l’approvisionnement dans la base de données du projet ;

• Aider à gérer l’inventaire et effectuer des contrôles ponctuels, remplir les reçus d’inventaire ;

• Mettre à disposition personnel du Projet et à temps le matériel et les kits didactiques ;

• Procéder au vetting des fournisseurs de biens et services en vue de la mise en place d’une base de prestataires pour le projet ;

• Vérifier que les livraisons sont complètes et effectuées en temps voulu ;

• Aider à assurer la mise à jour rapide des dossiers d’achat dans la base de données des achats ;

• Tenir à jour le Fleet-Tracker et produire des rapports mensuels ;

• Aider à répondre aux demandes d’approvisionnement/logistiques liées aux fournitures, matériaux pour les activités du projet ;

• Appuyer l’équipe Opération dans la conduite des activités en cas de besoin ;

• Traiter toutes les demandes de renseignements généraux par courriel, courrier et téléphone, ainsi que les demandes d’information et de matériel ;

• Aider à la commande de fournitures et à l’inventaire, selon les besoins ;

• Aider à rédiger les rapports de dépenses de voyage, à faire des photocopies, à scanner des documents, à commander du matériel, selon les besoins ;

• Toutes les autres responsabilités et tâches, selon les besoins et les affectations.

Compétences et qualifications requises :

• BAC+3 en gestion administrative et financière, logistique out tout autre diplôme équivalent ;

• Minimum de trois (03) ans d’expérience professionnelle gestion administrative et opérationnelle dans les projets et programmes ou les organisations similaires ;

• Expérience de travail dans le cadre de l’USAID ou de programmes similaires financés par des fonds internationaux est un atout ;

• Bonne connaissance du français avec de bonnes capacités rédactionnelles ;

• Capacité à lire et parler en anglais est un atout ;

• Être méthodique et organisé ;

• Savoir faire preuve de courtoisie ;

• Avoir le sens de l’accueil.

Dossier de candidature :

Les personnes intéressées sont priées de faire parvenir leur dossier de candidature (CV avec 3 personnes de références et une Lettre de Motivation adressée à Mme la Cheffe du Projet). Les candidatures féminines sont fortement encouragées. Seuls les finalistes seront contactés. Pas d’appels téléphoniques, s’il vous plaît.

Réception des dossiers :

Les dossiers sont recevables par e-mail uniquement à l’adresse suivante : RecrutementBFIGR@crea-igr.com. Prière, indiquer dans l’objet de l’email le poste à pourvoir. La date limite de candidature est le dimanche 19 février 2023 à 23H59 GMT.

Creative est un employeur qui promeut l’équité, accorde la même chance à tous les candidats et bannit la discrimination dans toutes ses pratiques.

Creative n’exige aucun frais aux candidats dans son processus de recrutement : réception des dossiers de candidature, présélection, tests pratiques, sélection, etc.

Yasmina Sarhrouny

Chief of Party