Dossier d’appel à candidature pour le recrutement d’un bénéficiaire secondaire de la société civile pour la mise en œuvre des activités communautaires de la subvention système résilient et pérenne de santé (SRPS)du fonds mondial
INTRODUCTION
Dans le cadre du 7ème cycle de subventions du Fonds mondial de lutte contre le Sida, la Tuberculose et le paludisme (FM), le Burkina Faso bénéficie de subventions pour financer des activités de lutte contre le paludisme.
Pour la mise en œuvre de ces programmes de santé, le Programme d’appui au développement sanitaire (PADS), a été désigné comme Bénéficiaires Principaux (BP) au compte du secteur public.
Il est prévu dans cette subvention des activités de renfrocement du système de santé communautaires dans une vision d’un Système Résilient et Pérenne de Santé (SRPS) à mettre en œuvre dans tous les 70 districts sanitaires.
A cet effet, le PADS lance un appel à candidature pour sélectionner une structure qui sera chargé de la mise en œuvre et de la coordination de ces activités communautaires, en collabotaion avec le SP/CNLS, IPC-BF, les directions centrales du ministère en charge de la santé, les directions régionals de la santé, les ditricts sanitaires, les formations sanitaires sur toute l’étendue du territoire et d’autres sructures communautaires.
Le BP a l’honneur d’inviter les ONGs et Associations intervenant dans le domaine de la santé à soumettre leur(s) proposition (s).
Le Bénéficiaire secondaire (BS) sera recruté conformément aux critères d’éligibilité pré déterminés.
Les BP se réservent le droit de ne donner suite à tout ou partie de la demande de propositions.
INFORMATIONS AUX SOUMISSIONNAIRES
CHAPITRE I - INTRODUCTION
Article 1 - Objet de la demande de propositions
L’objet de la présente demande de proposition est de sélectionner un bénéficiaire secondaire qui serat chargées de mettre en œuvre des activités de santé prévues dans la subvention du Fonds mondial pour un Système Résilient et Pérenne de Santé (SRPS) c’est-à-dire le renforcement du système de santé. La présente demande de propositions sera financée par les ressources Fonds Mondial pour la lutte contre le SIDA, la tuberculose et le paludisme.
Article 2 - Structures admises à soumissionner
Les Organisations de la Société Civile nationale (OSC) légalement constituées au Burkina Faso, des Organisations Non gouvernementales (ONG) nationales et des Organisations Non gouvernementales (ONG) internationales.
Les organisations doivent avoir une légitimité avérée et être expérimentées dans la gestion des thématiques du paludisme au Burkina Faso. Il est souhaitable qu’elles aient une expérience en renforcement des capacités des organisations à base communautaire pour contribuer, aux côtés du Bénéficiaire principal, à la mise en œuvre du plan de renforcement de la capacité des structures de mise en œuvre opérationnelles.
Article 3 – Frais de constitution de dossier
Le soumissionnaire paiera tous les frais afférents à la préparation et à la présentation de sa soumission et le BP ne sera en aucun cas responsables de ces coûts ni tenus de les payer, de quelque façon que se déroule le processus de la demande de propositions et quel qu’en soit le résultat.
Article 4 - Langue de l’offre
La proposition préparée par le soumissionnaire ainsi que toute correspondance et tout document concernant la soumission seront rédigés en langue française (tout document imprimé fourni par le soumissionnaire et rédigé dans une autre langue, doit être accompagné d’une traduction en langue française). Seules les parties traduites en français seront considérées partie prenante de l’offre.
Article 5 - Période de mise en eouvre
Le BS sera choisi pour une période allant du 01 janvier 2024 au 31 décembre 2026 et un contrat annuel renouvelable sera conclu entre le BS sélectionné et les BP. Ce contrat ne sera pas renouvélé en cas de non respect des clauses et/ou d’insuffisance de performance jugée par le BP.
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CHAPITRE II –DÉPÔT DES OFFRES
Article 6 - Présentation des offres
Les dossiers de candidature peuvent être déposés au Secrétariat du PADS ou envoyés à la boite électronique suivante : pads@pads.gov.bf
NB : seule la secrétaire du PADS recçoit les mails de cette boite et elle sera chargé de complier les offres et mettre dans des plis fermés qui ne seront accessibles aux membre du comité qu’à l’ouverture des plis. Cette disposition permettra au ONG qui sont hors de Ouaga de déposer sans frais.
Pour les dossiers en version physique, les soumissionnaires prépareront une grande enveloppe extérieure anonyme, fermée, portant uniquement la mention : « PROPOSITION POUR LE RECRUTEMENT D’UN BS CHARGE DE LA MISE EN ŒUVRE DES ACTIVITES COMMUNAUTAIRES POUR UN SYSTEME RESILIENT ET PERENNE DE SANTE (SRPS) » et adressée à Monsieur le Coordonnateur du PADS
Article 7 - Date et heure limite de dépôt des propositions
Les soumissions, présentées conformément à l’article ci-dessus doivent être reçues au plus tard le 15 mars 2024 à 16 Heures 00.
Pour toutes informations complémentaires, contacter les adresses suivantes :
Adresse géographie du Programme d’appui au développement sanitaire (PADS) : Avenue 724 de la rue 4.42 à Koulouba. Ouagadougou – Burkina Faso
03 BP : 7062 Ouagadougou 03. Tél. 00226 25 30 88 46 / 25 30 52 56, Fax : 00226 25 31 17 08
Article 8 - soumissions hors délai
Toute soumission parvenue après l’expiration du délai ci-dessus ne sera pas reçue quel que soit le motif évoqué pour justifier ce retard.
Article 9- Modification et retrait des offres
Le soumissionnaire peut modifier ou retirer son offre après l’avoir déposée à condition que la demande de modification ou de retrait soit reçue avant la date limite de dépôt des soumissions.
CHAPITRE II – OUVERTURE, ÉVALUATION DES OFFRES ET ATTRIBUTION DU CONTRAT
Article 10 - Ouverture des offres
L’ouverture des propositions se fera en présence des représentants des soumissionnaires qui choisiront d’y assister à la date et heure indiquées dans l’appel à candidature. Les représentants des soumissionnaires, assistant à cette séance, signeront une feuille de présence.
BN : La règlementation des marchés publiques autorise la présence des soumissionnaires à l’ouverture des plis et à la vérification des pièces contenues dans leur offre. Ensuite ils doivent se retirer pour la suite des travaux. Cela permet d’éviter des contestations quand un dossier est rejété par manque de pièces.
Le Président de séance de la commission de sélection vérifiera d’abord la date et l’heure de sa réception.
À l’ouverture des plis, le Président de séance procédera à la vérification de la conformité de la présentation des offres suivant les exigences de la présente note d’information.
À l’ouverture de la proposition technique, il annoncera à haute voix et enregistrera : Le nom du soumissionnaire ; la présence ou l’absence des pièces exigées.
Tous les renseignements ci-dessus mentionnés sont consignés dans le procès verbal de la séance d’ouverture des plis qui est signé par tous les membres de la commission de sélection présents.
Article 11 - Contact avec la commission de sélection
Aucun soumissionnaire n’entrera en contact avec la commission de sélection sur aucun sujet concernant sa soumission, entre le moment où les plis seront ouverts et celui où la sélection sera faite.
Toute tentative suspectée ou avérée (corruption, fraude, collusion, connivence et coercition), indirecte ou directe de la part d’un soumissionnaire pour influencer les résultats du processus sera cause de disqualification immédiate pour le présent processus de recrutement et tous autres processus relatifs à la gestion des subventions du Fonds mondial.
Article 12 - Évaluation et notation de l’offre technique
La proposition technique devra inclure tous les renseignements nécessaires à son évaluation. L’offre est notée sur 100 points. La structure retenue sera celle qui aura la note la plus élevée.
La grille d’évaluation se présente comme suit :
TERMES DE REFERENCE
TERMES DE REFERENCE POUR D’UN BENEFICIAIRE SECONDAIRE DE LA SOCIETE CIVILE CHARGE DE LA MISE EN ŒUVRE DES ACTIVITES DE RENFORCEMENT DU SYSTÈME DE SANTE COMMUNAUTAIRES DANS LE CADRE DU 7ème cycle de subventions du Fonds mondial
Contexte/Justification
Dans le cadre du 7ème cycle de subventions du Fonds mondial de lutte contre le Sida, la Tuberculose et le paludisme (FM), le Burkina Faso bénéficie de subventions pour financer des activités de lutte contre le Sida, la Tuberculose, le paludisme et un Système Résilient et Pérenne de Santé (SRPS) / C19 RM.
Pour la mise en œuvre de ces programmes de santé, le CCM a sélectionné trois (03) Bénéficiaires principaux (BP) que sont le Programme d’appui au développement sanitaire (PADS), le Secrétariat Permanent du Conseil national de Lutte contre le Sida et les IST (SP/CNLS-IST) et l’ONG Initiative Privée et Communautaire pour la santé et la riposte au VIH/Sida au Burkina Faso (IPC/BF).
Le PADS est le BP de la subvention pour un Système Résilient et Pérenne de Santé (SRPS). Dans cette subvention, il est prévu la mise en œuvre des activités communautaires.
Pour ce faire, le PADS lance un processus de recrutement de d’un BS pour coordonner la mise en œuvre d’un paquet intégré d’activités préalablement défini et couvrant le renforcement du système de santé au niveau communautaire.
Les présents termes de référence définissent les conditions de recrutement d’un BS communautaire.
I. Rôles et Responsabilités des BS
Dans le cadre de la mise en œuvre de ce cycle de financement Fonds mondial 2024-2026 au Burkina Faso, le BS aura pour la mise en œuvre des volets communautaires de la subvention la subvention pour un Système Résilient et Pérenne de Santé (SRPS). Il devra disposer de capacités avérées pouvant garantir une bonne gestion programmatique, administrative et financière des contrats des ressources, mais aussi un suivi-évaluation optimal et un renforcement des capacités des OBC.
De manière spécifique, le BS sera chargé de :
• Mettre en œuvre les activités de la subvention, dont les principales sont (i) Assurer la collecte de l’information sur les obstacles d’accès aux services dans les structures publiques, privées et communautaires (révision des outils, formation des acteurs [1], collecte des données et supervision) (ii)Former en 5 jours 160 agents communautaires dans les 6 chefs-lieux de régions du Centre Est, Cascades, Boucle du Mouhoun, Sud Ouest, Centre Ouest et Hauts Bassins (ASBC, AV, animateurs d’OBC) sur le paquet d’activités complémentaires et la délégation des tâches, (iii) Assurer l’appui-conseil des acteurs des OBC par les 18 superviseurs et les assistants contrôleurs régionaux dans 4 districts par région, (iv) Organiser des sessions semestrielles d’une journée de 30 personnes par districts sanitaires de restitution des constats sur les obstacles d’accès aux services contre le Sida, le paludisme et la TB et tous les autres services offerts au niveau des centres de santé, (v) Assurer une supervision des acteurs des OBC par le BS/RSS de la société civile dans 52 districts, (vi) Organiser une sortie semestrielle de plaidoyers et de suivi des recommandations issues des travaux des journées communautaires sur le VIH, la TB, le Paludisme, les droits humains, (vii) Former 816 acteurs communautaires de 10 régions en 33 sessions de 5 jours à la détection, l’accompagnement psychosocial, la médiation juridique et la référence des cas des cas des VBG
• préserver et protéger les fonds mis à sa disposition et s’assurer que les fonds et les approvisionnements sont utilisés exclusivement aux fins prévues dans les plans de travail annuels validés par le PADS ;
• mettre en œuvre directement les activités de la subvention à lui confiées selon les stratégies de mise en œuvre validées par le PADS et le Fonds mondial ;
• exécuter les activités conformément aux exigences du Fonds mondial en matière de gestion financière et aux procédures du PADS d’une part et d’autre part aux plans de travail annuels validés par le PADS ;
• assurer la tenue régulière d’une comptabilité qui permet l’enregistrement au jour le jour de l’ensemble des opérations de la subvention, la soumission des rapports financiers dans les délais fixés par le BP et la production des états financiers conformément aux normes comptables en vigueur dans le pays
• procéder au paiement régulier des salaires du personnel, des cotisations sociales et des charges fiscales conformément à la législation du travail en vigueur ;
• Procéder à l’évaluation annuelle du personnel recruté dans le cadre de la subvention ;
• Vérifier la qualité et transmettre dans les délais fixés, les rapports techniques et financiers appropriés et ce, conformément aux canevas de rapportage ;
• Communiquer au PADS, les informations sur les coûts partagés ;
• garantir la visibilité du Fonds mondial et du PADS lors de la mise en œuvre des activités financées par la subvention ;
• assurer un bon suivi et un rapportage de la gestion des produits de santé mis à leur disposition
• Assurer la qualité dans l’offre de services par une supervision effective des OBC.
II. Procédure de recrutement
Un Comité de sélection sera mis en place. Ce Comité sera chargé de conduire le dépouillement, l’analyse de tous les dossiers et la présélection d’une shortlist de candidats. La sélection définitive sera validée par le Comité de sélection après une vérification de l’absence de conflits d’intérêts et une visite des sites des candidats présélectionnés.
Le travail du Comité sera basé sur des critères de sélection et une grille de notation.
III. Critères de sélection
A. Critères institutionnels :
Le BS sélectionné devra obéir aux critères institutionnels et programmatiques suivants :
(a) Avoir une existence légale prouvée et posséder une personnalité juridique (Récépissé) qui permet de signer la convention avec le PADS ;
(b) Avoir une convention de collaboration à jour avec le Ministère de la Santé et de l’Hygiène Publique (MSHP) ;
(c) Disposer d’un organe de gouvernance et d’une équipe de direction avec des fonctions séparées et une délégation claire des pouvoirs ;
(d) Fournir la preuve de son statut juridique d’entité apolitique et à but non lucratif ;
(e) Avoir une expertise fonctionnelle transversale (finances, juridique, approvisionnement, suivi et évaluation) ;
(f) Disposer d’une infrastructure et des équipements adéquats, et de systèmes d’information en soutien à la mise en œuvre du programme, dont le suivi de la performance des associations de mise en œuvre ;
(g) Avoir la capacité d’établir des partenariats et de collaborer avec les Plateformes de la Société civile, les faîtières de la Société civile ou les réseaux de la Société civile ou les réseaux d’organisations communautaires ;
(h) Avoir la capacité d’établir des partenariats et de collaborer avec des Organisations gouvernementales, des différents services et directions du Ministère en charge de la Santé aux niveaux central, régional et district, des Organisations non gouvernementales et des organisations communautaires aux niveaux régional et district, ainsi que les collectivités décentralisées.
B. Critères programmatiques
(a) Disposer d’une expérience d’au moins 5 ans dans la mise en œuvre des interventions de santé communautaire ;
(b) Disposer d’une expérience d’au moins 3 ans et de compétences avérées à mener des activités de renforcement du système de santé communautaire ;
(c) Disposer d’un système d’encadrement des sous sous-Bénéficiaires (OBC) ;
(d) Disposer d’un système de prise de décisions et de rapportage transparent et éthique ;
C. Système de gestion financière et comptable
Le BS doit disposer d’un système de gestion financière et comptable performante et formalisé avec l’utilisation d’outils adéquats de traitement des informations financières et comptables. Le système en vigueur doit donc permettre :
a) d’enregistrer correctement toutes les transactions et tous les soldes, et notamment ceux qui sont soutenus par le Fonds Mondial ;
b) d’assurer le paiement des fournisseurs conformément aux procédures validées ;
c) de justifier systématiquement et de manière convenable toutes les sorties de trésorerie ;
d) de produire régulièrement des états financiers fidèles ;
e) de garantir la protection et la sauvegarde des actifs de l’entité ;
f) de garantir l’existence et le bon fonctionnement d’un système de contrôle interne ;
g) de faire l’objet de dispositions d’audit acceptables.
Le BS doit par ailleurs disposer d’un système de contrôle efficace pour l’établissement et la diffusion des rapports financiers, de ressources humaines et des moyens techniques et technologiques permettant le bon fonctionnement du système mis en place.
D. Coordination et Suivi-évaluation
Pour le suivi et l’évaluation de la mise en œuvre, le BS sélectionné devra :
(a) disposer de politiques documentées, de mécanismes, de systèmes ou des procédures qui permettent de collecter et d’enregistrer les données programmatiques, accompagnées de mesures de contrôle de qualité appropriées ;
(b) produire des documents programmatiques et des rapports réguliers et fiables ;
(c) être capable de publier les données aux fins d’évaluations et d’autres études.
E. Achats
Pour les achats dans le cadre de la mise en œuvre, le BS sélectionné devra disposer de la capacité pour acquérir les biens et services conformément aux politiques nationales et au manuel de procédures du PADS et du Bénéficiaire secondaire.
F. Appui aux Organisations à base communautaire (OBC)
Le BS doit disposer de la capacité, de l’expertise, des systèmes et des ressources humaines lui permettant de :
(a) participer à l’identification des besoins en renforcement de capacité des structures associatives ;
(b) contribuer à l’élaboration d’un plan de renforcement des capacités des structures de mise en œuvre de la subvention du Fonds mondial
(c) contribuer au renforcement des capacités des structures de mise en œuvre (OBC)
(d) gérer adéquatement, coordonner et suivre les structures de mise en œuvre
(e) fournir l’appui technique (Finances, Programmes, Suivi-évaluation) aux structures de mise en œuvre pour l’amélioration de leurs performances dans l’exécution de leurs plans de travail.
MODELE DE LETTRE D’ENGAGEMENT
[Lieu, date
À : [Nom et adresse du candidat]
Madame/Monsieur,
Nous, soussigné--------------, avons l’honneur de vous proposer nos services, à titre de bénéficiaire secondaire dans la mise en oeuvre des activités communautaires de lutte contre le paludisme conformément à votre demande de propositions en date du [date] et à notre Proposition.
Notre proposition tient compte des TDR que nous avons reçus ainsi que de toutes les conditions figurant dans le domaine de proposition.
Notre proposition a pour nous force obligatoire, sous réserve des modifications résultant de la négociation du protocole de partenariat, jusqu’à l’expiration du délai de validité de la Proposition, c’est-à-dire jusqu’au [date].
Nous savons que vous n’êtes tenue/tenu d’accepter aucune des propositions reçues.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’assurance de notre considération distinguée
Signature du représentant habilité :
Nom et titre du signataire :
Nom du Soumissionnaire :
Adresse