I. OBJECTIF DE LA MISSION :

L’objectif général de la mission qui nous a été confiée est de dresser un état des lieux fidèle et exhaustif de la situation physique, financière, comptable et administrative de l’ensemble des fonds gérés par le BPE au 31 mars 2005, et de faire une analyse devant aboutir à un ou des scénario(i) de liquidation progressive de la structure d’exécution et préparant un transfert de son activité résiduelle vers la DAF et la DEP du MEBA sous la tutelle éventuelle d’un « administrateur liquidateur ».

II. TRAVAUX EFFECTUES :

Nous avons effectué notre audit en accord avec les termes de référence qui nous ont été soumis et conformément aux normes internationales d’audit (International Standards on Auditing - ISA). Nous avons plus précisément effectué les travaux suivants :

1. Plan d’accompagnement du PDDEB (PA/PDDEB) au 15 mars 2003

 Vérification de l’ensemble des montants des dépenses non justifiées et du montant du reliquat de fonds dans les comptes bancaires, dans le rapport du confrère qui a effectué l’audit final du PA/PDDEB ;
Obtention des explications sur les montants des dépenses non justifiées au niveau de la direction du BPE ;
 Vérification sur la base de pièces comptables probantes de la justification du montant total de FCFA 100.277.083 de dépenses non justifiées à la date de réalisation de l’audit final du PA/PDDEB au 15 mars 2003 ;
 Vérification de la justesse des écritures de régularisation proposées par le confrère ; Vérification de l’enregistrement de ces écritures de régularisation ;
Obtention du nouveau solde du reliquat de fonds dans les comptes bancaires ;
 Vérification des pièces justificatives complémentaires des avances qui n’étaient pas justifiées au paravant ;
 Vérification de l’apurement des engagements éligibles après la date d’audit final au 15 mars 2003 ;
 Détermination du montant de dépenses qui demeurent inéligibles et des avances non encore justifiées au 31/03/2005.

2. PDDEB (Période allant du 1er octobre 2002 au 31 décembre 2003)

 Vérification des montants des .dépenses non éligibles et des avances non justifiées dans le rapport du confrère ;
 Vérification de la justesse des écritures de régularisation proposées par le confrère ;
 Vérification du passage de ces écritures de régularisation dans la comptabilité du BPE ;
 Vérification de la justification des avances non justifiées sur la base de pièces comptables probantes, régulières et conformes aux avances accordées ;
 Vérification de la justification ou du remboursement des dépenses non éligibles ;
 Proposition d’un tableau financier Emplois/Ressources après les régularisations ; Etablissement de la liste des dépenses non éligibles et des avances non justifiées au 31/03/2005.

3. PDDEB (Période allant du 1er janvier 2004 au 31 mars 2005)

Pour cette période, nous avons effectué un audit complet au 31/12/2004 et au 31/03/2005. Nous avons plus précisément :

 Evalué les procédures administratives, comptables et financières en vigueur au sein du BPE ;
 Vérifié que toutes les ressources ont été employées conformément aux dispositions des accords de financement applicables, dans un souci d’économie et d’efficacité et uniquement aux fins pour lesquelles elles ont été fournies ;
 Vérifié que les biens et services financés ont fait l’objet de marchés conformément aux dispositions des accords de financement et ont été proprement enregistrés dans la comptabilité du BPE ; .
 Porté un jugement professionnel et indépendant sur la légitimité et la sincérité des dépenses effectuées sur l’ensemble des financements reçus ;
 Indiqué dans quelle mesure les rapports financiers établis au cours de la période donnent une image juste et fidèle des ressources reçues et de leur utilisation ;
 Etabli le bilan financier de la période concernée pour la contribution des partenaires et de la contrepartie nationale contenant un détail exhaustif des comptes débiteurs et créditeurs, des comptes de régies d’avances aux DPEBA, aux directions centrales et de dotation au FONAENF ;
 Envoyé des lettres de confirmation de soldes aux directions centrales du MEBA et aux DPEBA relativement aux avances non encore justifiées et aux montants dus au BPE ;
 Envoyé des lettres de confirmation des montants décaissés, aux Partenaires
Techniques et Financiers. . ¬

4. Exécution du PDDEB dans les DPEBA au 31/12/2004 et au 31/03/2005

Nous avons sélectionné 25 DPEBA dans les quelles nous avons effectué les travaux suivants :

Situation financière :

 Vérification de la concordance entre la situation financière produite dans la province et la balance de la province produite au niveau central du BPE ;
 Vérification des supports d’enregistrement et de traitement comptable.

Immobilisations :

 Vérification des états d’inventaire valorisés du matériel acquis dans le cadre du PDDEB au 31/12/2004 et au 31/03/2005 ;
 Rapprochement des montants figurant sur les états d’inventaire aux soldes comptables ;
 Obtention des explications sur d’éventuels écarts constatés ;
 Vérification de la codification et l’existence physique du matériel ;
 Vérification des acquisitions de la période sur pièces justificatives ;
 Vérification que les immobilisations acquises au niveau central du BPE ont été réceptionnées dans les provinces ;
 Vérification par sondage l’existence physique des complexes scolaires réalisés ; - Vérification de l’état d’avancement des travaux de construction en cours ;
 Vérification pour les décomptes payés, de l’existence du visa du technicien en bâtiment ; .
 Vérification de l’état actuel des complexes terminés et réceptionnés ;
 Vérification de l’équipement des complexes.

Stocks :

 Vérification des états d’inventaire valorisés des fournitures de bureau, de consommables informatiques, du carburant, des manuels scolaires, des guides de maîtres, des cartables et d’autres ouvrages scolaires, au 31/12/2004 et au 31/03/2005 ;
 Rapprochement des soldes sur ces états d’inventaire aux soldes comptables ;
 Obtention d’explications sur d’éventuels écarts constatés ;
 Vérification sur pièces justificatives des achats de la période.

Trésorerie :

 Vérification des états de rapprochement bancaire ; - Reconstitution des comptes d’opérations ;
 Validation des soldes des caisses de menues depenses.

Sous- Projets :

 Vérification de l’éligibilité des sous-projets ;
 Vérification qu’un suivi des sous-projets est effectué au niveau des DPEBA ; - Vérification du nombre de sous-projets par DPEBA.

Marchés :

 Vérification des procédures de passation des marchés ;
 Vérification par sondage du contenu des dossiers de marchés.

Soutien au CPAF, Soutien aux GAP. Mobilisation Sociale. Formation des Directeurs :

 Vérification de l’existence des fiches d’activités ayant servi de base aux versements des fonds par les comptables des DPEBA.
 Vérification du contenu de ces fiches d’activités (activités à mener, calendrier d’exécution, liste des promoteurs, etc.) ;
 Vérification sur pièces justificatives des dépenses effectuées.

Autres dépenses de fonctionnement :

 Vérification par sondage et sur pièces justificatives des dépenses des exercices concernés par l’audit ;
 Vérification de l’application des règles d’économie et d’efficience dans l’acquisition du carburant et des fournitures de bureau.

Fonds reçus :

 Vérification sur pièces justificatives des fonds reçus du BPE.

III. RESULTATS OBTENUS :

Les résultats obtenus dans le cadre de la mission sont consignés dans les rapports suivants :

Une Lettre de Contrôle Interne (LCI) au 31/03/2005 ;
Un rapport de vérifications complémentaires du PA/DDEB au 15 mars 2003 ;
 Un rapport de vérifications complémentaires du PDDEB pour la période allant du 1er octobre 2002 au 31 décembre 2003 ;
 Un rapport d’audit des comptes au 31/12/2004 ;
 Un rapport d’audit des comptes au 31/03/2005 ;
 Une Lettre de Contrôle Interne (LCI) au 31/03/2005 pour chacune des 25 DPEBA visitées ;
 Un rapport d’audit des comptes au 31/12/2004 pour chacune des 25 DPEBA visitées ;
 Un rapport d’audit des comptes au 31/03/2005 pour chacune des 25 DPEBA visitées et ;
 Le rapport de synthèse de l’audit de clôture des activités du BPE.

A la lumière du contenu des rapports ci-dessus mentionnés et de l’appréciation de la réalité sur le terrain, nous pouvons retenir ce qui suit :

1. Plan d’Accompagnement du PDDEB (PAlPDDEB) au 15 mars 2003

les dépenses inéligibles de FCFA 55.798.410 n’ont pas été justifiées et ne sont pas non plus remboursées à la date de notre intervention. Elles demeurent inéligibles aux financements des Pays Bas et du Canada ; les avances non justifiées de FCFA 31.339.173 n’ont toujours pas été justifiées à la date de notre intervention ; le reliquat de trésorerie dans les comptes bancaires s’élève à FCFA 74.870.672 au 20 juillet 2005 (FCFA 46.920.139 pour le Fonds canadien d’appui logé à la SGBB et FCFA 27.950.533 pour le Fonds d’appui néerlandais logé à la BOA). Nous n’avons obtenu ni la liste, ni les justificatifs des engagements liquidés après le passage de l’audit final au 15 mars 2003.

2. PDDEB (Période allant du 1er octobre 2002 au 31 décembre 2003)

 les dépenses non justifiées de FCFA 73.781.631 relevées à l’audit au 31/12/2003 ont connu un début de justification. Un montant total de FCF A 30.081.638 a été justifié entre le 1er janvier 2004 et le 31 mars 2005. Il reste un reliquat à justifier de FCFA 43.699.993 au 31/03/2005 ;
 les dépenses non éligibles relevées à l’audit au 31/12/2003 pour FCFA 17.052.698 n’ont pas été justifiées ni remboursées. Elles demeurent inéligibles aux différents accords de financements et à la contrepartie nationale ;
 le taux d’exécution budgétaire de la période allant du 1er octobre 2002 au 31 décembre 2003 a été très faible (2%),

PDDEB (Période allant du 1er janvier 2004 au 31 mars 2005)

 le taux d’exécution budgétaire du plan d’action 2004 au 31/12/2004 a été faible malgré une amélioration sensible par rapport à 2003 (21 %) ;
 à la date d’aujourd’hui, le plan d’action 2005 n’a pas encore connu un début d’exécution ;
 la plupart des recommandations des précédents audits et missions de supervision n’ont pas été appliquées ;
 le manuel de procédures adopté n’est pas entièrement appliqué (procédures de gestion du personnel et procédures de gestion des sous-projets) ;
 absence de procédures formalisées de gestion des ressources issues de la vente des dossiers d’appel d’offres ;
 insuffisances dans le classement des dossiers de marchés au niveau central du BPE ;

4. Rapport de synthèse de l’audit de clôture des activités du BPE au 31 mars 2005

 non-respect des dispositions des Accords de Programme de Travail (des secondes et troisièmes tranches sont virées alors que les précédentes n’ont pas été justifiées) ;
 non-respect des dispositions contenues dans les contrats de prestation de services signés entre le BPE et le personnel contractuel (remboursement des frais médicaux) ;
 les réalisations ne sont pas cumulées par catégories de dépenses (Services de Consultants et Formations, Charges de Fonctionnement) ;
 un nombre important d’avances faites aux directions centrales et qui ne sont pas justifiées (FCFA 103.134.817 au 31/12/2004 et FCFA 123.579.776 au 31/03/2005) ;
 un nombre important de préfinancements entre les comptes spéciaux ;
 imputation à tort de certaines dépenses à 100% à l’IDA en contradiction avec les termes de l’Accord de Crédit N° 3597 BUR (FCFA 8.727.340 pour l’acquisition des immobilisations au 31/12/2004 et FCFA 6.885.820 pour la distribution des manuels scolaires au 31/03/2005) ;
 les stocks de manuels scolaires, de vivres et de cartables, ne sont pas inventoriés. Les encours des comptes de stocks de FCFA 1.856.437.393 au 31/12/2004 et FCFA 1.917.516.533 au 31/03/2005 ne représentent pas la valeur réelle des stocks à ces dates. Ils représentent les achats cumulés des stocks concernés.
 un nombre important d’engagements non liquidés (FCFA 9.958.711.457 au 31/12/2004) ;
 des indemnités ont été servies à tort aux membres de la commission d’attribution des marchés (FCFA 6.777.520 au 31/12/2004) ;
 le solde de FCFA 1.793.842.986 au 31/03/2005 du compte de « Dotation au FONAENF » n’est pas justifié par une comptabilité séparée tenue par le FONAENF ainsi que la production d’un rapport financier accompagné de pièces justificatives à l’attention du BPE comme stipulé dans l’entente signée entre les deux parties le 13 août 2003 et renouvelée le 18 mai 2004 ;
 insuffisances notoires dans les traitements comptables (non tenue à jour de la comptabilité, surtout en ce qui concerne l’enregistrement des justificatifs envoyés par les DPEBA ; erreurs dans les imputations comptables ; insuffisances dans l’édition des rapports périodiques ; écart de FCFA 844.375.650 entre les rubriques de la situation financières et celles de la balance au 31/12/2004 ; etc.) ;
 des difficultés dans la gestion des marchés de constructions (plusieurs chantiers sont bloqués) ;
 erreurs dans l’évaluation des offres au niveau provincial (les Balés, le Yagha, le Sanmatenga) ;
 insuffisances de collaboration entre le personnel central et celui déconcentre ;
 insuffisances de collaboration entre le BPE et les autres structures centrales du MEBA ;
 justifications insuffisantes des fonds virés dans les DPEBA (FCF A 3.857.376.368 au 31/12/2004 et FCF A 4.078.801.984 au 31/03/2005 d’avances non justifiées) ;
 insuffisances dans la gestion des immobilisations (écart de FCFA 55.174.505 entre le solde comptable et le solde au registre d’inventaire du Matériel et Mobilier) ;
 etc.

Par ailleurs, les travaux effectués nous ont permis de dresser une liste exhaustive du personnel en poste au BPE ainsi qu’une liste détaillée des immobilisations comptabilisées à la date de notre intervention. Ces listes sont annexées au rapport d’audit au 31/03/2005.

Exécution du PDDEB dans les DPEBA au 31/12/2004 et au 31/03/2005

 les comptabilités des DPEBA sont tenues sur un tableur (EXCEL). Ce logiciel ne possédant pas de propriétés d’un logiciel comptable, l’information comptable produite se trouve biaisé ;
 les comptabilités des DPEBA ne sont pas harmonisées avec la comptabilité du niveau central (les balances des DPEBA fournies par le BPE ne représentent en rien la situation financière qui est produite dans les DPEBA) ;
 la plupart des DPEBA visitées ne tient pas de brouillards de banque ni de caisse ;
 les inventaires physiques de stocks de fournitures, de carburant et de caisse, ne sont pas faits ;
 les comptables cumulent les tâches incompatibles de détention et d’enregistrement (chèques, caisses stocks, etc ;) ;
 insuffisances dans la pratique de mise en concurrence ;
 absence de supports extra comptables de suivi des stocks ;
 absence de fiches d’imputation comptable ;
 etc.

IV. DIFFICULTES RENCONTREES :

Nous avons rencontré un certain nombre de limitations à l’exécution de notre mission. Ces limitations sont entre autres :
L’indisponibilité du personnel comptable. En effet, pendant toute la période d’exécution de la mission, le personnel comptable n’a pas toujours répondu favorablement et en temps utile à nos sollicitations. En effet, certains comportements ne nous ont pas permis de bien mener notre mission. Le découragement dans la perspective de la suppression du BPE en est pour quelque chose dans ce type d’agissements.

La non-production du Rapport de Suivi Financier (RSF) au 31/03/2005. Le RSF est le principal état financier produit par le BPE. Il intègre tous les thèmes de management d’un projet (comptabilité, passation des marchés, gestion des contrats, engagements non liquides, décaissements des fonds, suivi-évaluation des activités, etc.). Selon les termes des conventions et les dispositions du manuel de procédures, la production de ce document est trimestrielle. Mais à la date de réalisation de notre mission juin-juiilet 2005), le RSF au 31/03/2005 n’était toujours pas produit. Cela ne nous a pas permis de dresser un état détaillé et exhaustif des engagements contractuels pris par le BPE et non encore liquides au 31/03/2005. Cela ne nous a pas aussi permis de dresser un calendrier sur de réalisation des activités déjà engagées et/ou à engager prioritairement, 0u à recontractualiser dans le cadre du transfert.

L’absence de certains comptables dans les DPEBA visitées. Toutes les DPEBA étaient tenues au courant du démarrage de la mission d’audit. Aussi, 48 heures avant notre départ pour les provinces sélectionnées pour être auditées, la direction du BPE a appelé ces DPEBA pour leur annoncer la date de notre passage. Mais malheureusement, à notre grande surprise, nous n’avons pas trouvé certains comptables sur leur lieu de travail. Il s’agit entre autres des comptables des DPEBA du Bazèga (Kombissiri), du Ziro (Sapouy), du Namentenga (Boulsa), du Gourma (Fada N’Gounna), de l’Oudalan (Gorom-Gorom), du Yatenga (Ouahigouya), du Zondoma (Gourcy), etc. Cela nous a conduit à changé d’itinéraire, voire à replier sur Ouagadougou.

Des blocages liés à la non collaboration de l’ex-Directeur pendant une grande partie de la mission. Le contrat du Directeur National du BPE a été rompu et il a été mis fin à ses fonctions. Dans le cadre de la réalisation de notre mission, nous avions voulu le rencontrer à plusieurs reprises. Nous avons soumis notre requête au Président du Directoire qui n’a pas manqué de le saisir. Mais l’ex-directeur n’a pas jugé utile de répondre à notre sollicitation prétextant qu’il est mis fin à ses fonctions et que par conséquent, il ne sait pas à quel titre il va venir répondre.

Un moment, il a demandé à ce que nos questions lui soient envoyées par écrit ce que nous n’avons pas fait parce que contraire à nos pratiques. Finalement, le 13 juillet 2005, l’ex¬-directeur s’est présenté à nous et nous avons procédé à un entretien le même jour et aux vérifications souhaitées les jours suivants. A cet effet, un certain nombre de documents nous ont été transmis après la production de nos rapports provisoires (nous avons tenu d’ailleurs à adresser à l’ex-Directeur une lettre de remerciements).

CONCLUSIONS

Plan d’Accompagnement du PDDEB (PA/PDDEB) au 15 mars 2003

Les dépenses non justifiées de FCFA 100.277.083 relevées à l’audit au 15 mars 2003 n’ont toujours pas été justifiées et le reliquat de trésorerie est désormais de FCFA 74.870.672 (FCFA 46.920.139 pour les Fonds canadiens d’appui logés à la SGBB et FCFA 27.950.533 pour le Fonds d’appui néerlandais logés à la BOA).

2 PDDEB (période allant du 1er octobre 2002 au 31 décembre 2003)

 Une partie des dépenses non justifiées de FCF A 73.781.631 rélevées à l’audit au 31/12/2003 a été justifiée. Il s’agit d’un montant total de FCFA 30.081.638 qui a été justifié entre le 1 er janvier 2004 et le 31 mars 2005. Il reste un reliquat à justifier de FCF A 43.699.993 au 31/03/2005 ;
 Les dépenses non éligibles relevées à l’audit au 31/12/2003 pour FCFA 17.052.698
n’ont pas été justifiées ni remboursées.

3-PDDEB (Période allant du 1er janvier 2004 au 31 mars 2005)

Nos contrôles sur les comptes de cette période ont révélé de nombreuses anomalies pouvant entacher la régularité et la sincérité des comptes.

VI- RECOMMANDATIONS :

Compte tenu de l’importance du PDDEB pour le Burkina Faso et des conséquences que sa non exécution peut entraîner, nous recommandons la mise en oeuvre des propositions suivantes :

Réalisation d’un audit organisationnel et technique en vue d’apprécier les capacités de la DAF et de la DEP du MEBA à recevoir et à poursuivre les activités de l’ex BPE :
Avant tout transfert d’activités, il faut qu’il y ait un avis indépendant et motivé sur la capacité de la DAF et de la DEP à entreprendre la poursuite des activités du PDDEB. A cet effet, nous recommandons le recrutement par une procédure accélérée d’un auditeur organisationnel et technique qui sera chargé, en collaboration avec les structures concernées, d’identifier les besoins réels en moyens matériels et humains, et de s’assurer que ces structures disposent des capacités
permettant le transfert.

.Transfert des fonds du PDDEB dans le Compte d’Affectation Spéciale du Trésor :

Les fonds décaissés par les différents partenaires techniques et financiers sont logés dans des comptes bancaires à la SGBB, à la BACB et au Trésor public. Dans le cadre du dispositif envisagé, ces fonds doivent être transférés au Compte d’Affectation Spéciale du Trésor. Les modalités d’un tel transfert pourraient être :
 l’identification des signataires du nouveau compte ;
 identification des gestionnaires du nouveau compte ;
 l’ouverture du compte ;
 l’identification des engagements à liquider avant le transfert ;
 la liquidation de ces engagements ;
le transfert du reliquat ; . .
 la fixation de la date de début des opérations du compte ;
 le contrôle trimestriel des opérations passées sur le compte.

Nomination immédiate d’un liquidateur du BPE :
Il existe un nombre important d’engagements contractuels pris par le BPE et non encore liquidés à la date de notre intervention. Nous n’avons pas obtenu la liste exhaustive des engagements non liquidés au 31/03/2005, mais rien que pour le 31/12/2004, le montant total des engagements non liquidés s’élevait à FCFA 9.958.711.457, d’où la nécessite de nommer un liquidateur immédiatement qui va procéder à la liquidation de ces engagements et d’autres questions liées à la gestion du personnel central du BPE notamment.

Rattachement du personnel décentralisé à la DAF et à la DEP du MEBA ;

Dans le cadre de la mise en oeuvre du PDDEB, des comptables itinérants et des.
techniciens ont été recrutés et rattachés aux DPEBA. Ce sont c es agents qui sont chargés de l’exécution du programme dans les provinces. Etant donné que les activités du PDDEB ne seront pas suspendues et qu’il deviendrait coûteux en terme de temps et de moyens d’organiser le recrutement de nouveaux agents pour les provinces, nous recommandons le maintien de ceux qui sont déjà en postes et leur rattachement à la DAF du MEBA. Leur rattachement à la DAF du MEBA permettra d’aller vite dans la poursuite du programme, notamment par le démarrage du plan d’action 2005.

Formation de ce personnel dans le domaine des activités qui lui sont confiées :

Le personnel exerçant dans les DPEBA a reçu une formation après son recrutement. Mais lors de notre passage sur le terrain, nous avons constaté certaines lacunes dans la tenue de la comptabilité et dans le suivi des activités réalisées. Il en est ainsi pour le suivi des activités relatives aux sous-projets communautaires, à la construction des complexes, à l’utilisation des fonds destinés à la scolarisation des filles, à la mobilisation sociale, à la supervision et à la formation des directeurs d’écoles.

Nous avons par ailleurs constaté une utilisation irrationnelle des fonds destinés au fonctionnement des DPEBA du fait de l’absence de procédures claires et précises y relatives. Nous recommandons que le personnel décentralise soit formé aux procédures décrites dans le manuel et qui concernent l’exécution du plan dans les provinces. Nous recommandons aussi l’acquisition d’un logiciel comptable pour les DPEBA, permettant de suivre de façon régulière les différentes opérations. Ce
logiciel remplacera le tableur Excel utilisé par les comptables des DPEBA.

Redéploiement éventuel de certains agents du BPE au niveau des structures centrales de la DAF et de la DEP du MEBA :
Ce redéploiement ne peut se faire sans une évaluation préalable du personnel ayant travaillé au niveau central du BPE. Au cas où cette évaluation ne s’avérerait pas satisfaisante, un recrutement externe s’imposera.

Mise en route du plan d’action 2005 :

A la date d’aujourd’hui, le plan d’action 2005 n’a pas connu de début d’exécution. Pour permettre l’atteinte des objectifs du PDPEB, nous recommandons sa mise en oeuvre le plus tôt que possible. Toutes les <:dispositions doivent être prises pour permettre le démarrage du nouveau dispositif et l’exécution du plan 2005. Un tableau de bord peut être notamment élaboré et mis en place pour permettre un suivi qualitatif et régulier de l’exécution des opérations.

Exécution du PDDEB dans les DPEBA au 31/12/2004 et au 31/03/2005

Nous avons constaté que la comptabilité tenue dans plus de 55% des DPEBA n’est
pas régulière.

Opinion :
Compte tenu des insuffisances relevées aux points 1 à 4 ci-dessus et à celles relevées dans l’évaluation du contrôle interne, nous ne sommes pas en mesure de certifier que les Situations Financières établies par le BPE sont régulières et sincères et donnent une image fidèle du patrimoine et de la situation financière du PDDEB aux différentes dates.

DELOITTE. BURKINA S.A.

Représenté par :

Idrissa SAVADOGO,
Expert-comptable,
Directeur du Département
Audit & Contrôle

Nabasso Salif OUEDRAOGO
Expert-comptable,
Président Directeur Général

Le Pays