Dans un tel contexte fait de peur et de questionnements, nous devrons nous sentir interpellés par ce que nous observons dans la ville de Ouagadougou en termes de comportement de la part des entreprises et commerces. En effet, du fait du caractère sans précédent de la pandémie, elles sont légion les entreprises qui ne savent pas exactement l’attitude à tenir. Il y a bien évidemment des entreprises et des institutions qui ont en place des stratégies de gestion de crise et qui, dès l’apparition du danger, ont mis en route leurs stratégies.

Pour nous, outre le port du masque, la mesure la plus pertinente qui permet à l’entreprise de rester en activité et de participer à endiguer l’expansion du COVID-19 reste « la distanciation sociale ». Les entreprises doivent s’engager en fait contre toute forme de promiscuité ou de contact direct en leur sein en « fermant leurs portes ». Pour être efficace, cette mesure de distanciation doit être accompagnée d’un plan de réponse centré à la fois sur un objectif d’endiguement de la pandémie et sur le souci de continuité d’activité et de survie post-COVID 19 de l’entreprise.

Le plan de réponse comprendra les articulations suivantes qui peuvent dépendre de la structuration et de l’activité de l’organisation :
1.Fermez vos locaux au personnel et à tous les visiteurs non-essentiels

  Déterminez qui peut travailler de la maison et qui doit absolument être présent au bureau selon la spécificité de ses responsabilités et tâches ;
  Mettez à disposition des désinfectants de mains, des serviettes et d’autres équipements d’hygiène aux entrées et autres points importants de votre entreprise ;
  Moduler votre bureau pour créer plus de distance entre le personnel admis à travailler sur site et s’assurer de l’effectivité de la distanciation sociale.

2. Mettez en place des outils de télétravail
  Investissez dans ou installez gratuitement des plateformes fiables de communication et de collaboration comme Zoom et Slack (voir liste ci-dessous) ;
  Veuillez à ce que vos équipes sachent utiliser les outils de communication et connaissent leurs fonctionnalités à exploiter selon le besoin.

3. Désignez une personne à contacter par le personnel en cas de besoin
  Responsabiliser une personne de référence pour recueillir les commentaires et perceptions des membres de votre personnel, suivre la situation de la maladie et faire le point à l’équipe de Direction. Idéalement ce devra être quelqu’un de modéré et de fiable ;
  Déléguer à la personne de référence l’autorité nécessaire pour prendre des décisions rapides qui peuvent sauver des vies ;
  Passez en revue toutes les idées et préoccupations soumises à l’attention de la Direction pour agir opportunément.

4. Instituez une réunion de Direction et, si nécessaire, un comité de crise pour suivre l’évolution de la situation générale en vue d’adapter votre réponse
  Prévoyez des réunions hebdomadaires régulières (en ligne) avec toute l’équipe pour s’assurer du niveau d’engagement de tout un chacun ;
  Prévoir au moins un point deux fois par semaine avec le comité de crise (en ligne) pour actualiser la réponse de votre entreprise à la lumière de l’évolution des choses
  Préparez-vous à une perte de productivité chez des membres de votre équipe du fait de la situation d’anxiété et soyez prêt à admettre cette situation.

5. Consacrez du temps à remonter le moral de votre personnel et à l’accompagner
  Attendez-vous à de très hauts niveaux de stress et d’anxiété chez vos employés, de même que des sentiments étranges d’isolement avec le travail à distance ;
  Communiquez avec votre équipe chaque jour pour vous assurer que chacun tient le coup et gère bien son stress, en apportant de l’accompagnement le cas échéant ;
  Travaillez à maintenir le moral le plus haut possible afin de minimiser l’impact économique du virus sur votre entreprise.

6. Envisagez tous les scénarii pour préserver votre capital et poursuivre vos activités
  Analysez les effets de la baisse de productivité liée au télétravail et de la perte de chiffres d’affaires du fait du contexte de morosité et du retard d’approvisionnement ;
  Parez-vous à une situation économique difficile pour vos affaires et vos finances qui durera 90 jours ou plus, selon l’effet des mesures prises à l’échelle nationale ;
  Conservez le fonds de roulement nécessaire pour fonctionner de la période affectée à la reprise, en envisageant aujourd’hui des changements pour préserver les ressources nécessaires à la survie de votre entreprise.

Sur internet, il existe de nombreux outils de réunion et de communication virtuels. Nous avons dressé une liste des meilleurs, certains sont proposés à des conditions spéciales en raison de la situation de pandémie du COVID-19. A quelques différences près, leurs principes de fonctionnement restent les mêmes mais pour les utiliser avec efficacité il faut avoir un ordinateur ou une tablette avec Internet en général.
• Zoom Video Conferencing : https://zoom.us
• Google Hangouts - https://fndri.com/2WeOfuh
• Microsoft Teams - https://fndri.com/2QkjIr8
• Slack - https://slack.com
• Asana - https://asana.com
• Trello - https://trello.com
• Go To Meeting : https://www.gotomeeting.com/fr-fr
• Telegram : https://telegram.org/
• Skype : https://www.skype.com/en/
• WhatsApp : https://www.whatsapp.com/
• Google Drive : https://www.google.com/drive/

Soulamane KONKOBO
Business Consultant-Formateur en innovation et créativité, marketing et entrepreneuriat
Hubert Humphrey Fellow Alumni (2018-2019), Boston University
Président, Burkina Business Incubator (BBI)
Email : s.konkobo@summumconsultinggroup.com