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Organisation internationale recrute des assistants locaux

Publié le lundi 17 août 2015 à 22h18min

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Organisation internationale recrute des assistants locaux

Les postulants devront être disponibles entre le 1er septembre et la mi-décembre 2015.
Lieu de travail : Ouagadougou.

Les candidats doivent envoyer leur CV détaillé à l’adresse email suivante en mentionnant le poste souhaité :

ElectionsBurkinaFaso2015@gmail.com

Seuls les candidats dont le profil correspond aux besoins de la mission seront contactés.
Les candidatures reçues après le 06 Septembre ne seront pas prises en compte.

Profils recherchés :
Pour tous les postes, sont requis une excellente connaissance parlée et écrite du français, une compétence avérée dans l’utilisation des outils bureautiques (traitement de texte MS Word, Excel, courrier électronique), et une expérience professionnelle antérieure dans les fonctions décrites.

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ASSISTANT(E) DU CHEF DE PROJET

Maîtrise du français. Excellentes compétences en bureautique (MsWord/Excel, e-mail). Possède une formation universitaire ou postsecondaire appropriée et une expérience professionnelle pertinente qui pourront être acceptées en lieu et place d’un diplôme universitaire.

FONCTIONS GÉNÉRALES : Sous la supervision du Chef de Projet, le candidat devra assumer les tâches suivantes :

1. Assurer toutes les tâches de secrétariat du Chef de Projet ; Assister le Chef de Projet dans toutes ses activités.
2. Préparer les textes et documents officiels à la signature du Chef de Projet.
3. Coordonner l’emploi du temps et rendez-vous du Chef de Projet.
4. Assister opportunément le reste de l’équipe du Chef de Projet dans leurs activités relatives aux objectifs de la mission (préparation des réunions, briefings, formation, événements divers).
5. Enregistrer de façon journalière les courriers reçus (postaux et électroniques).
6. Tenir à jour.une liste d’expédition et une base de données des contacts. Créer et mettre à jour la liste téléphonique et des e-mails.
7. Accomplir toute autre tâche requise.

RÉCEPTIONNISTE/SECRÉTAIRE

Excellentes compétences en français parlé et écrit. Maîtrise des outils bureautiques (fax, copieurs, matériel d’assemblage, Word/Excel, e-mail).
Formation adéquate et une expérience professionnelle antérieure.

FONCTIONS GÉNÉRALES : Sous la supervision de l’Expert Operations, les candidats devront assumer les tâches suivantes :

1. Accueillir et annoncer les visiteurs du siège de la mission.
2. Travaux de rédaction, de mise en page et d’impression de documents divers.
3. Reproductions, copies et assemblages de documents.
4. Transmission d’appels téléphoniques.
5. Divers travaux de bureaux.
6. Distribution de documents
7. Assistance lors d’événements (briefings, conférences de presse, etc.).
8. Accomplir toute autre tâche requise.

ASSISTANT(E) DE L’EXPERT OPÉRATIONS/LOGISTIQUE (2 assistants)

Excellentes compétences en français. Excellente connaissance du pays. Bonne connaissance des fournisseurs et prestataires locaux. Capable de travailler avec flexibilité et en respectant des plannings. Goût du détail. Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, e-mail). Possède une formation adéquate et une expérience professionnelle pertinente en logistique.

FONCTIONS GÉNÉRALES : Sous la supervision de l’Expert Operations, les candidats (2) devront assumer les tâches suivantes :

1. Assurer une véritable assistance logistique à la mission. Assister l’expert logistique dans la conception, le planning et l’exécution de toutes les activités logistiques devant mener au succès de la mission.
2. Identifier des fournisseurs, obtenir des remises de prix, vérifier les livraisons.
3. Assister dans l’installation et la désinstallation des bureaux de la mission et la distribution du matériel et fournitures de bureau.
4. Assister l’Expert aux Operations dans la préparation des briefings des observateurs ainsi que dans les événements médiatiques : préparation et mise en place des salles de réunions et de conférences et coordination des services externes pour tous les événements (briefings, repas, réservation de chambres, cocktails, vins d’honneurs, …).
5. Assister l’Expert aux Operations dans la réception des biens, la préparation des manuels de procédures et le matériel des briefings et débriefings des observateurs.
6. Assurer l’enregistrement et le maintien de l’inventaire du matériel. Assurer la distribution des consommables de bureau.
7. Assister l’Expert aux Operations dans sa communication avec les équipes déployées à travers le pays et les services nationaux requis.
8. Assurer la préparation et la distribution du matériel aux membres de la mission, organiser sa récupération en fin de mission.
9. Assurer un appui aux équipes déployées en cas de défaillance du matériel.
10. Prendre les dispositions pour le logement et le transport des Membres de la mission déployés dans le pays : arrivées et départs à l’aéroport, logement à Ouagadougou, déploiement dans les Régions et retour à Ouagadougou.
11. Assurer la préparation et le contrôle des véhicules et le briefing et suivi des chauffeurs.
12. Assurer la coordination des mouvements des Membres de la mission.
13. Tenir une base de données à jour tenant compte des informations personnelles de tout le personnel local de la mission (équipes d’observateurs, téléphones portables et satellites, courriels, adresse de logement, données du véhicule et téléphone des chauffeurs
14. Accomplir toute autre tâche requise.

ASSISTANT(E) DU RESPONSABLE CONTRATS ET FINANCES

Excellentes compétences en français. Compétences avérées en bureautique (Word/Excel) ; possède une formation adéquate et une expérience professionnelle pertinente (comptable, économiste).

FONCTIONS GÉNÉRALES : Sous la supervision du Responsable Contrats et Finances, le candidat devra assumer les tâches suivantes :

1. Assister le Département Administratif et Financier de la mission dans les questions administratives et financières en accord avec les lois nationales et les procédures établies par la mission (Contrats, factures, paiements).
2. Assurer un suivi de toutes les factures et opérations bancaires du bureau et des comptes bancaires.
3. Assurer le monitoring du budget, le rapport financier et de réconciliation bancaire.
4. Assurer la préparation de la grille du personnel et du calcul despaiements des rémunérations.
5. Participer aux entretiens/interviews des candidats aux postes de personnel local de la mission.
6. Notifier en temps réel les changements relatifs au personnel.
7. Enregistrer toutes les opérations relatives aux transactions financières avec les membres de la mission (reçus, transferts, …).
8. Archiver et mettre à jour les dossiers des contrats (personnel, services externes et fournisseurs).
9. Participer à la réconciliation de la petite caisse avec les dépenses effectuées par les membres de la mission.
10. Assurer la préparation des paiements des dépenses courantes de la mission.
11. Assurer la liaison entre le chef du projet et les autorités gouvernementales pour la délivrance de matériel, documentation, etc. chaque fois que nécessaire.
12. Accomplir toute autre tâche requise.

ASSISTANT(E) DE L’EXPERT SECURITE (2 assistants)

Excellentes compétences en français. Possède une formation adéquate et une expérience professionnelle pertinente (ancien gradé de la police ou de l’armée). Excellente connaissance du pays et des structures sécuritaires du Burkina Faso tant à Ouagadougou que dans les Régions. Bonne maîtrise des outils bureautique (Word, Excel, courriel).


FONCTIONS GÉNÉRALES : Sous l’autorité de l’expert sécurité le candidat devra assumer les tâches suivantes :

1. Fournir l’assistance appropriée à la sécurité de la mission conformément aux instructions de l’Expert Sécurité.
2. Assister ce dernier dans la conception, la mise en œuvre et l’exécution de toutes les mesures de sécurité nécessaires au succès de la mission : fiches de consignes et d’information relatives à la sécurité de la mission d’observation internationale, procédures de déplacements et de rapports journaliers.
3. Assister l’Expert Sécurité pour la préparation des documents et manuels de sécurité, réalisation de bases de données de suivi, etc…
4. Sous les instructions de l’expert sécurité, développer et entretenir des contacts avec les autorités locales en charge de la sécurité tant à Ouagadougou que dans les Régions.
5. Assister l’Expert sécurité dans le suivi des mouvements des membres la mission dans le pays.
6. Préparer, répertorier le matériel nécessaire au suivi par satellite des véhicules et assurer la mise en place de l’application de suivi informatique des mouvements des véhicules de la mission.
7. Assister l’Expert Sécurité pour la gestion quotidienne des assistants affectés à la salle de contrôle de sécurité et de communication (Emergency Security Unit).
8. Assister l’Expert Sécurité pour la préparation des réunions de formation des membres de la mission et la sécurité des événements médiatiques.
9. Tenir une base de données des informations utiles à la sécurité (incidents, alertes, accidents, interventions médicales).
10. D’autres tâches utiles à la sécurité de la mission peuvent être sollicitées.

ASSISTANT(E)S SALLE DE CONTROLE SECURITE (3 assistants)
(Emergency Security Unit - ESU)

Excellentes compétences en français. Compétences avérées en bureautique (Word/Excel). Sous la supervision de l’assistant à l’Expert sécurité, les candidats devront assumer les tâches suivantes :

1. Prendre part aux tours de permanence du système 24/7 (Jours/nuits)
2. Assurer un suivi permanent des déplacements des membres de la mission (vehicle tracking system) et leur porter toute l’assistance nécessaire.
3. Prendre des contacts réguliers et conduire des tests aléatoires des matériels de communication, avec les observateurs déployés sur le terrain (GSM, téléphone satellite, etc.).
4. S’assurer du bon fonctionnement permanent des matériels et équipements en coordination avec le responsable des opérations et l’expert sécurité.
5. Consigner et rendre compte de tout événement touchant à la sécurité de la mission
6. Tenir et actualiser les plans de marche quotidiens des observateurs et le cahier d’événements (la main courante de la mission).
7. Participer au dispositif mis en place pour la sécurité des réunions, briefings etc…
8. Assurer le suivi de la gestion des clefs des bureaux et des véhicules de la mission et tenir le registre.
9. Collecter et archiver journellement les fiches visiteurs, tenues par la société de sécurité privée de la mission en charge du contrôle des accès et de l’accueil des visiteurs.
10. Archiver les documents de travail de l’ESU.
11. Apporter le soutien utile à tout type de demande urgente
12. D’une manière générale procéder à toute opération utile à la sécurité de la Mission

ASSISTANT(E) DE L’EXPERT INFORMATIQUE

Excellentes compétences en français. Compétences avérées en bureautique (Word/Excel/E-mail). Possède une formation universitaire spécifique ou une formation adéquate et une expérience professionnelle pertinente en informatique qui pourront être acceptées en lieu et place d’un diplôme universitaire

FONCTIONS GÉNÉRALES : Sous la supervision de l’Expert informatique, le candidat devra assumer les tâches suivantes :

1. Identifier les fournisseurs potentiels et préparer les spécifications.
2. Procéder à la réception et vérification du matériel.
3. Coordonner les achats et services externes avec l’équipe « Opérations ».
4. Procéder avec l’expert informatique à l’installation de l’ensemble du matériel (serveur, postes de travail, réseau, imprimantes). Procéder à la désinstallation en fin de mission.
5. Procéder à la préparation de l’ensemble des ordinateurs (liste de distribution aux utilisateurs, installation des logiciels et drivers, anti-virus, comptes E-mails, internet, liaisons WIFI).
6. Assister l’expert informatique lors des briefings/débriefing des observateurs et lors des formations pratiques à l’utilisation du matériel, y compris l’équipement de télécommunications.
7. Assurer la maintenance et interventions sur le matériel pendant la mission.
8. Assurer l’assistance informatique à distance des équipes déployées.
9. Assurer un appui informatique permanent aux personnels du siège de la mission et des Régions (backups, debugging, remplacements, assistance téléphonique ou à distance, fournitures de consommables, appui à la mise d’information sur les réseaux sociaux ou la plateforme web de la mission, assistance dans les communications et traitements des questionnaires/fiches d’observation, …).
10. Accomplir toute autre tâche requise

ASSISTANT(E) DE LA DÉLÉGATION DES MEMBRES DU PARLEMENT EUROPÉEN (MEP)

Excellentes compétences en français. Compétences avérées en bureautique (Word/Excel). Possède une formation universitaire ou une formation adéquate et une expérience professionnelle pertinente qui pourront être acceptées en lieu et place d’un diplôme universitaire

FONCTIONS GÉNÉRALES : Sous la supervision de l’Assistant(e) Parlementaire, le candidat devra assumer les tâches suivantes :

11. Assister la Délégation MEP dans la planification de ses déplacements et visites.
12. Coordonner l’emploi du temps des activités de la Délégation MEP (rendez-vous, salles de réunions, véhicules nécessaires, …). Réserver et préparer les salles de réunions requises.
13. Assurer la distribution du matériel nécessaire.
14. Assurer la disponibilité des véhicules nécessaires en coordination avec l’expert logistique.
15. Rédiger les textes et lettres officielles demandés par la Délégation MEP. Saisir tous les textes requis par la Délégation MEP.
16. Assurer toutes les taches de secrétariat de la Délégation MEP
17. Organiser les réunions et rendez vous des membres de la Délégation MEP
18. Accomplir toute autre tâche requise

ASSISTANT(E) DE L’ANALYSTE ELECTORAL

Excellentes compétences en français. Compétences avérées en bureautique (Word/Excel). Possède une formation universitaire en droit ou en sciences politiques ou une formation adéquate et une expérience professionnelle pertinente qui pourront être acceptées en lieu et place d’un diplôme universitaire

FONCTIONS GENERALES : Sous la supervision de l’Analyste Electoral, le candidat devra assumer les tâches suivantes :

1. Assister et conseiller la mission dans l’interprétation des lois et règlements relatifs aux élections nationales au niveau de la Commission électorale nationale indépendante et des autres organes gouvernementaux responsables de l’administration des élections, concernant en particulier les Accords d’Arusha, les aspects constitutionnels, l’enregistrement des partis politiques, les liste électorales et cartes d’électeurs, l’enregistrement des candidats, l’organisation des scrutins, les décomptes des suffrages, la transmission des résultats.
2. Assurer le suivi des communications entre la mission et structures gouvernementales concernant les points techniques de préparation des élections.
3. Assister aux sessions d’observations de l’administration des élections en suivant l’agenda prévu et en pourvoyant la mission en informations relatives aux réunions et plaintes portées à l’administration des élections, la préparation et la distribution du matériel électoral.
4. Assister dans l’analyse des mesures et initiatives d’information et de formation des électeurs, société civile, médias.
5. Organiser des rencontres avec les analystes des ONG (locales et internationales) sur les questions sensibles du processus électoral.
6. Assurer un lien entre les groupes d’observateurs nationaux et internationaux et la mission d’observation électorale de l’Union européenne.
7. Assister la mission dans la collecte et analyses des rapports des observateurs de l’UE déployés dans le pays.
8. Contribuer à la préparation des rapports hebdomadaires, du communiqué préliminaire et du rapport final.
9. Exécuter toute autre tâche requise pour le bon fonctionnement de la mission.

ASSISTANT(E) DE L’ANALYSTE JURIDIQUE/DROITS DE L’HOMME

Excellentes compétences en français. Compétences avérées en bureautique (Word/Excel). Possède une formation universitaire en droit ou une formation adéquate et une expérience professionnelle pertinente qui pourront être acceptées en lieu et place d’un diplôme universitaire.

FONCTIONS GENERALES : Sous la supervision de l’Analyste juridique, le candidat devra assumer les tâches suivantes :

1. Apporter à l’Analyste juridique des conseils relatifs aux lois et règlements et relever les points essentiels liés aux élections issus des sites web et des documents légaux.
2. Apporter un soutien et des conseils sur les aspects judiciaires liés au processus électoral.
3. Assister l’Analyste Juridique dans la communication avec les autorités électorales au niveau central pour toutes les questions techniques relatives au processus électoral.
4. Assister aux réunions de la Commission électorale avec les représentants des différents candidats et autres acteurs essentiels du processus électoral.
5. Être le lien entre les acteurs du processus électoral (organiser des rencontres, etc.).
6. Assurer la préparation des documents de briefings, débriefings et réunions des Membres de la Mission.
7. Assister aux réunions avec les membres de la Commission électorale, les Nations unies, les experts internationaux travaillant avec la Commission Electorale et les ONG (nationales et internationales) impliquées dans le processus électoral.
8. Développer une conscience culturelle au sein de la mission tenant compte de la religion, des us et coutumes relatives au processus électoral, en accord avec les autres experts de la mission, y compris les experts Operations et Sécurité, basée sur les points culturels essentiels et le comportement approprié à adopter par les observateurs dans le cadre de leurs activités.
9. Contribuer à la préparation des rapports hebdomadaires, communiqués préliminaires et rapports finaux
10. Préparer des masques/fichiers (Excel,...) pour les bases de données des plaintes émises et des appels interjetés.
11. Assister la mission dans la collecte et analyses des rapports des observateurs de l’UE déployés dans le pays.
12. Accomplir toute autre tâche requise.

ASSISTANT(E) DU CHEF DE MISSION ET DE SON ADJOINT

Excellentes compétences en français. Compétences avérées en bureautique (Word/Excel). Possède une formation universitaire ou une formation adéquate et une expérience professionnelle pertinente (aspects diplomatiques) qui pourront être acceptées en lieu et place d’un diplôme universitaire.

FONCTIONS GENERALES : Sous la supervision du Chef de Mission Adjoint, le candidat devra assumer les tâches suivantes :

1. Assister le Chef de Mission et son adjoint dans toutes leurs activités et rendez-vous.
2. Assurer toutes les taches de secrétariat du Chef de Mission et de son adjoint.
3. Enregistrer de façon journalière les courriers reçus (postaux et électroniques).
4. Rédiger et mettre en page les textes et lettres officielles préparés par le Chef de Mission et son adjoint. Effectuer certains travaux de traduction.
5. Coordonner l’agenda des rendez-vous des activités du Chef de Mission et de son adjoint.
6. En leur absence gérer l’agenda des autres membres de l’Équipe Cadre.
7. Gérer les visiteurs de la mission.
8. Assister le reste de l’Equipe Cadre dans toute activité relative aux objectifs de la mission
9. Tenir à jour une liste d’expédition et une base de données des contacts.
10. Préparer et organiser les plans de voyages et visites du Chef de Mission et de son adjoint en tenant les autres membres de l’Équipe Cadre informés ainsi que Opérations et Sécurité.
11. Organiser les réunions et rendez vous du Chef de Mission et de son adjoint. Réserver et préparer la salle de réunion en coordination avec les Opérations si besoin.
12. Accomplir toute autre tâche requise.

ASSISTANT(E) DE L’ATTACHE DE PRESSE

Excellentes compétences en français. Compétences avérées en bureautique (Word/Excel/mise en ligne sur comptes sociaux). Possède une formation universitaire en journalisme/communication ou marketing, ou une formation adéquate et une expérience professionnelle avérée dans les médias qui pourront être acceptées en lieu et place d’un diplôme universitaire. Bonne connaissance des lois et réglementations relatives aux medias du Burkina Faso.

FONCTIONS GENERALES : Sous la supervision de l’Attaché de Presse et Analyste Media, le candidat devra assumer les tâches suivantes :

1. Assurer la co-rédaction et la mise en page de communiqués de presse en français.
2. Mise à jour des fichiers medias et des press books, relances des journalistes.
3. Assurer la revue journalière et analyse de toutes les parutions relatives au processus électoral.
4. Création et mise à jour technique et éditoriale des comptes sociaux de la Mission notamment Facebook, Twitter, YouTube et tout autre jugé nécessaire.
5. Mise à jour technique et éditoriale du site internet de la Mission.
6. Assurer une veille médias en relations avec la mise à jour de ces médias sociaux.
7. Prises de vues photos et vidéos des activités de la MOE UE et mise en forme technique de ces éléments pour mise en ligne.
8. Contacter et préparer les invitations aux médias pour les conférences de presse.
9. Assister l’Attaché de Presse dans la préparation des kits de la presse pour les conférences de presse.
10. Participation à la rédaction du Communiqué préliminaire et au rapport final concernant la presse.
11. Établir de bons rapports avec les médias étatiques et les médias privés.
12. Aider à la préparation des briefings pour les observateurs et des Communiqués de presse du Chef des Observateurs
13. Participation au rapport final concernant les medias.
14. Accomplir toute autre tâche requise.

ASSISTANT(E) DE ANALYSTE MEDIA

Excellentes compétences en français. Compétences avérées en bureautique (Word/Excel/mise en ligne sur comptes sociaux). Possède une formation universitaire en journalisme/communication ou marketing, ou une formation adéquate et une expérience professionnelle avérée dans les médias qui pourront être acceptées en lieu et place d’un diplôme universitaire. Bonne connaissance des lois et réglementations relatives aux medias du Burkina Faso.

FONCTIONS GENERALES : Sous la supervision de l’Attaché de Presse, le candidat devra assumer les tâches suivantes :

1. Pourvoir l’Analyste Media en informations pertinentes sur les médias et en rapport avec les élections.
2. Établir de bons rapports avec les médias étatiques et les médias privés.
3. Assurer la veille des medias locaux (TV, radio et journaux) en utilisant une méthodologie qualitative et quantitative indiquée par l’Analyste Media pour apprécier le climat social, le programme et la qualité d’écoute des émissions dédiées aux partis politiques et candidats Envoyer le rapport des moniteurs médias de façon journalière a l’Analyste Media.
4. Assister l’Analyste Media durant les réunions avec les représentants des médias.
5. Aider à la préparation des briefings pour les observateurs et des Communiqués de presse du Chef des Observateurs
6. Participation au rapport final concernant les medias.
7. Accomplir toute autre tâche requise.

MONITEURS MEDIA (4)

Excellentes compétences en français, plus autres langues usuelles. Maîtrise des outils bureautiques. Possèdent une formation universitaire en journalisme/communication/marketing (ou termine une formation en journalisme ou en communication) ou une formation adéquate et une expérience professionnelle pertinente qui pourront être acceptées en lieu et place d’un diplôme universitaire.

FONCTIONS GENERALES : Sous la supervision de l’Analyste Media, les candidats devront assumer les tâches suivantes :

1. Assurer le la veille/monitoring et l’enregistrement des émissions TV et radios traitant de la campagne électorale, des partis, des candidats, des instances organisatrices des élections, des ministères, des scrutins.
2. Produire des analyses et statistiques (TV, radio et journaux) en utilisant une méthodologie qualitative et quantitative indiquée par l’Analyste Media pour apprécier le climat social, le programme et la qualité d’écoute des émissions dédiées aux partis politiques et candidats
3. Pourvoir l’Analyste Media en informations pertinentes sur les medias et en rapport avec les élections
4. Accomplir toute autre tâche requise.

ASSISTANT(E) DU COORDINATEUR DES OBSERVATEURS

Excellentes compétences en français, plus autres langues usuelles. Maîtrise des outils bureautiques. Possède une formation universitaire en Sciences Politiques, Droit, Sociologie ou une formation adéquate et une expérience professionnelle pertinente qui pourront être acceptées en lieu et place d’un diplôme universitaire.

FONCTIONS GENERALES : Sous la supervision du Coordinateur des Observateurs, le candidat devra assumer les tâches suivantes :

1. Assister le Coordinateur des observateurs dans la préparation du plan de déploiement.
2. Assister le Coordinateur dans la préparation des briefings des observateurs et de la documentation afférente.
3. Vérifier et faire signer les listes de présences lors des briefings/débriefings.
4. Assurer de concert avec les Observateurs les communications sur les questions politiques à un niveau régional.
5. Assurer une communication quotidienne avec les équipes d’observateurs déployées dans le pays.
6. Assurer la transmission d’instructions et de documents aux observateurs.
7. Assurer les suivis des rapports des équipes d’observateurs.
8. Veiller à la préparation du rapport hebdomadaire d’activités des Observateurs pour le Chef de Mission.
9. Coordonner avec l’expert Opérations et l’Expert Sécurité les déplacements et logements des observateurs sur l’ensemble du pays.
10. Assurer la préparation des invitations des Observateurs aux rencontres et réunions.
11. Assurer la liaison entre la Coordination et les équipes Opérations et Sécurité.
12. Produire les informations statistiques pour le débriefing des Observateurs et toute information requise par le Chef de Mission pour le Rapport Final.
13. Accomplir toute autre tâche requise.

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